Partage

Le système de partage d'entreprise de Cothon permet une collaboration sécurisée avec les membres de l'équipe, les partenaires d'équipe et les parties prenantes externes. Partagez des analyses d'appels d'offres et des propositions avec un contrôle des permissions granulaire, un accès limité dans le temps et des pistes d'audit complètes.

Que vous coordonniez avec des équipes internes, collaboriez avec des sous-traitants sur des poursuites conjointes ou fournissiez un accès en lecture seule aux cadres, les options de partage flexibles de Cothon équilibrent sécurité et efficacité de collaboration. Suivez qui accède à votre contenu, révoquez l'accès instantanément et maintenez un contrôle complet sur les données sensibles d'approvisionnement.

Aperçu des méthodes de partage

Cothon offre trois approches de partage distinctes optimisées pour différents scénarios de collaboration :

Partage avec membres d'équipe

Partagez directement avec des collègues de votre organisation pour une collaboration interne transparente :

Partager avec des membres d'équipe individuels

Suggestions intelligentes : Lorsque vous commencez à taper, Cothon suggère des personnes en fonction de :

• L'historique de collaboration précédent (personnes avec lesquelles vous avez partagé auparavant)
• Les relations dans l'organigramme (subordonnés directs, gestionnaire, pairs)
• Les adhésions à l'équipe de projet
• Les collaborateurs fréquents sur des analyses similaires

Partager avec des groupes et des équipes

Pour des modèles de collaboration récurrents, partagez avec des équipes entières :

Création d'équipes (Administrateur/Gestionnaire uniquement) :

1. Allez dans Paramètres > Organisation > Équipes
2. Cliquez sur Créer une équipe
3. Nommez l'équipe (par ex., « Rédacteurs de propositions », « Experts techniques », « Équipe de tarification »)
4. Ajoutez des membres de l'organisation
5. Définissez le niveau de permission par défaut pour l'équipe

Partage avec des équipes :

Avantages du partage d'équipe :

• Mises à jour automatiques : Les nouveaux membres de l'équipe obtiennent automatiquement l'accès à tout le contenu partagé avec leur équipe
• Permissions cohérentes : Assure que l'équipe entière a le niveau d'accès approprié
• Gestion simplifiée : Mettez à jour la permission de l'équipe une fois au lieu d'individuellement
• Clarté d'audit : Les journaux d'activité montrent les modèles d'accès au niveau de l'équipe

Exemple de structure d'équipe :

Développement de proposition
├── Équipe de direction (Permission de gestion)
│   ├── Gestionnaire de proposition
│   ├── Gestionnaire de capture
│   └── Directeur technique
├── Équipe de rédaction (Permission d'édition)
│   ├── Rédacteurs techniques (5)
│   ├── Experts en la matière (8)
│   └── Spécialiste de la conformité
└── Équipe de révision (Permission de commentaire)
    ├── Réviseurs qualité (3)
    ├── Parrains exécutifs (2)
    └── Révision juridique

Partage à l'échelle de l'organisation

Rendre le contenu accessible à l'ensemble de l'organisation :

Quand l'utiliser :

• Déclarations de capacités d'entreprise
• Modèles de propositions et guides de style
• Exemples de meilleures pratiques
• Matériaux de référence et résumés de performances passées
• Analyses de formation pour l'intégration

Comment activer :

Bibliothèque de l'organisation : Tout le contenu à l'échelle de l'organisation se regroupe dans Bibliothèque de l'organisation (accessible depuis la navigation principale) :

• Filtrez par type de contenu (analyses, propositions, modèles)
• Triez par popularité (le plus consulté), récence ou par ordre alphabétique
• Système de balises pour la catégorisation (technique, financier, conformité, etc.)
• Collections organisées créées par les administrateurs

Partage par lien public

Créez des liens partageables pour les parties prenantes externes qui n'ont pas de comptes Cothon :

Création de liens publics

Paramètres du lien expliqués

Niveaux de permission en détail :

Note : Les destinataires de liens publics ne peuvent jamais repartager le contenu, quel que soit le niveau de permission. Seuls les membres de l'organisation avec permission de Gestion peuvent partager.

Stratégies d'expiration :

Meilleures pratiques de protection par mot de passe :

• Générez des mots de passe forts (utilisez un gestionnaire de mots de passe : uV9$kL2@pQ4!)
• Partagez le mot de passe par un canal différent du lien (lien par courriel, mot de passe par téléphone/Slack)
• Changez le mot de passe en cas de compromission suspectée (régénérez le lien avec un nouveau mot de passe)
• Utilisez un mot de passe pour tous les liens publics de niveau Édition (empêcher les modifications non autorisées)

Gestion de plusieurs liens

Créez plusieurs liens pour le même contenu avec différents paramètres :

Cas d'utilisation : Partagez une analyse avec plusieurs partenaires, chacun avec différents niveaux d'accès

Tableau de bord de gestion des liens : Accédez à tous vos liens publics actifs en un seul endroit :

1. Allez dans Paramètres > Liens partagés
2. Voyez tous les liens actifs sur toutes vos analyses
3. Filtrez par :
   • Statut d'expiration (actif, expirant bientôt, expiré)
   • Niveau de permission
   • Type de contenu
   • Nombre d'accès (populaire vs. non utilisé)
4. Actions en masse :
   • Prolonger l'expiration pour plusieurs liens
   • Révoquer plusieurs liens à la fois
   • Exporter l'analytique d'accès en CSV

Niveaux de permission en profondeur

Comprendre les capacités à chaque niveau de permission :

Permission d'affichage

Peut faire :

• Lire tout le contenu de l'analyse (résumé, exigences, recommandations)
• Afficher les commentaires et discussions (mais pas participer)
• Exporter en PDF/Word (sauf si les téléchargements sont désactivés)
• Voir le statut et la catégorisation des exigences
• Afficher les pièces jointes et les documents liés
• Accéder à l'historique des versions (lecture seule)

Ne peut pas faire :

• Éditer tout contenu
• Ajouter ou répondre aux commentaires
• Modifier le statut ou la priorité des exigences
• Partager avec d'autres
• Modifier les paramètres ou métadonnées de l'analyse
• Résoudre les fils de commentaires

Idéal pour : Cadres, clients, réviseurs externes qui ont besoin de sensibilisation mais pas d'interaction

Permission de commentaire

Peut faire : Toutes les permissions d'Affichage, plus :

• Ajouter de nouveaux commentaires sur les exigences ou sections
• Répondre aux fils de commentaires existants
• @Mentionner d'autres utilisateurs dans les commentaires
• Joindre des fichiers aux commentaires
• Marquer les commentaires comme important/question/suggestion
• Éditer leurs propres commentaires (dans les 5 minutes suivant la publication)

Ne peut pas faire :

• Éditer le contenu de l'analyse
• Résoudre les commentaires (seuls les auteurs de commentaires et les Éditeurs+ peuvent résoudre)
• Modifier le statut des exigences
• Partager avec d'autres
• Supprimer les commentaires des autres

Idéal pour : Réviseurs de conformité, assurance qualité, experts en la matière fournissant des retours, partenaires d'équipe

Permission d'édition

Peut faire : Toutes les permissions de Commentaire, plus :

• Éditer tout le contenu de l'analyse (résumé, exigences, justifications)
• Modifier le statut, la priorité, les scores de complexité des exigences
• Ajouter, supprimer et organiser les exigences
• Résoudre tout fil de commentaires
• Télécharger des pièces jointes
• Créer et restaurer des instantanés de version
• Modifier les métadonnées de l'analyse (balises, dossier, nom personnalisé)

Ne peut pas faire :

• Partager l'analyse avec d'autres (nécessite la Gestion)
• Supprimer l'analyse
• Modifier la propriété
• Modifier les permissions de partage

Idéal pour : Rédacteurs de propositions, responsables techniques, contributeurs qui ont besoin d'un contrôle complet du contenu

Permission de gestion

Peut faire : Toutes les permissions d'Édition, plus :

• Partager l'analyse avec d'autres membres de l'équipe
• Créer et gérer des liens publics
• Modifier les permissions pour les partages existants
• Révoquer l'accès pour des utilisateurs spécifiques
• Afficher l'analytique d'accès complète
• Configurer les affectations de flux de travail
• Déléguer la gestion à d'autres

Ne peut pas faire :

• Supprimer l'analyse (seul le propriétaire peut supprimer)
• Transférer la propriété
• Modifier les paramètres à l'échelle de l'organisation

Idéal pour : Gestionnaires de propositions, responsables de capture, chefs d'équipe qui orchestrent la collaboration

Propriétaire (Automatique)

Peut faire : Toutes les permissions de Gestion, plus :

• Supprimer définitivement l'analyse
• Transférer la propriété à un autre utilisateur
• Récupérer le contenu supprimé (dans la fenêtre de rétention de 30 jours)
• Exporter la piste d'audit complète
• Configurer les politiques de conservation des données

Note : Un seul propriétaire par analyse. Le propriétaire est automatiquement défini sur l'utilisateur qui a créé l'analyse. La propriété peut être transférée via ⋮ Plus > Transférer la propriété.

Suivi d'accès et analytique

Surveillez qui accède à votre contenu partagé et ce qu'ils font :

Fil d'activité en temps réel

Afficher l'activité d'accès récente :

Tableau de bord d'analytique d'accès

Analytique agrégée sur tous les partages :

Naviguez vers : Paramètres > Liens partagés > Onglet Analytique

Métriques disponibles :

Métriques d'engagement :

• Total de consultations sur tout le contenu partagé
• Visiteurs uniques
• Durée moyenne de consultation
• Taux d'engagement (visiteurs qui ont agi vs. visiteurs passifs)
• Contenu le plus consulté (liste classée)

Métriques de collaboration :

• Commentaires par visiteur (profondeur d'engagement)
• Contributions d'édition par utilisateur
• Temps de réponse au contenu partagé (à quelle vitesse les gens consultent après le partage ?)
• Taux d'achèvement des flux de travail assignés

Métriques de sécurité :

• Tentatives d'accès par lien public (réussies et échouées)
• Accès depuis de nouvelles localisations géographiques (drapeau de sécurité potentiel)
• Échecs de mot de passe (si liens protégés par mot de passe)
• Tentatives d'accès aux liens expirés

Analytique temporelle :

• Modèles d'accès par heure de la journée (quand l'équipe est-elle la plus active ?)
• Modèles de collaboration par jour de la semaine
• Vélocité d'accès avant les échéances

Rapports visuels :

• Carte thermique des heures d'accès
• Carte géographique d'accès (où se trouvent les visiteurs externes ?)
• Répartition des contributions des utilisateurs (diagramme circulaire)
• Lignes de tendance d'accès (engagement croissant ou décroissant)

Notifications d'accès

Recevez des alertes proactives lorsque le contenu est accessible :

Configuration des notifications :

1. Ouvrez le dialogue Partager sur l'analyse
2. Cliquez sur ⋮ Plus > Paramètres de notification
3. Configurez les alertes :

Déclencheurs de notification :

• Premier accès - Lorsque quelqu'un consulte pour la première fois le contenu partagé (confirmer qu'il l'a reçu)
• Téléchargement/Exportation - Lorsque quelqu'un exporte en PDF/Word (suivre la distribution)
• Nouvel emplacement - Lorsque le contenu est accessible depuis une nouvelle IP/localisation (sécurité)
• Commentaire ajouté - Lorsque le destinataire ajoute un commentaire (engagement)
• Résumé quotidien - Résumé de toute l'activité d'accès (éviter la surcharge de notifications)

Canaux de livraison :

• Notification dans l'application (icône de cloche)
• Notification par courriel (immédiate ou groupée)
• Message Slack/Teams (pour les partages hautement prioritaires)
• SMS (pour les alertes de sécurité critiques, nécessite une configuration)

Filtrage intelligent :

• Supprimer les utilisateurs connus : Notifier uniquement pour les accesseurs externes/inconnus
• Alertes de seuil : Notifier uniquement si >N personnes accèdent (éviter le bruit pour le contenu populaire)
• Détection d'anomalie : Notifier uniquement pour des modèles inhabituels (accès à 3h du matin, depuis un pays inattendu)

Filigrane et attribution

Suivez la distribution du contenu au-delà de Cothon :

Configuration du filigrane : Lors de la création d'un lien public, activez Filigrane des exportations :

Le filigrane contient :

• Votre nom d'organisation
• Date et heure d'accès
• Identifiant de filigrane unique (retrace vers un lien de partage spécifique)
• Identifiant du visiteur (courriel si collecté, sinon identifiant du lien)
• Avis « Confidentiel - Ne pas redistribuer » (si activé)

Emplacement du filigrane :

• En-tête/pied de page sur chaque page (exportation PDF)
• Superposition diagonale semi-transparente (mode agressif pour contenu sensible)
• Métadonnées intégrées dans le PDF (invisibles mais traçables)

Cas d'utilisation :

• Suivre si le contenu est transféré au-delà du destinataire prévu
• Démontrer la provenance du contenu dans les litiges juridiques
• Décourager la distribution non autorisée
• Se conformer aux contrôles d'exportation ou aux marquages propriétaires

Révocation d'accès

Supprimez immédiatement l'accès au contenu partagé :

Supprimer l'accès d'un utilisateur individuel

Révocation gracieuse (Optionnel) : Au lieu d'une révocation immédiate, vous pouvez :

1. Rétrograder la permission (Édition → Commentaire → Affichage)
2. Définir l'expiration (maintenir l'accès pour N heures supplémentaires, puis révoquer automatiquement)
3. Notifier l'utilisateur de la révocation imminente (lui donner le temps de sauvegarder ses notes)

Utile lorsque le collaborateur doit terminer son travail actuel avant de perdre l'accès.

Désactiver les liens publics

Révocation de liens en masse : Révoquez plusieurs liens à la fois :

1. Allez dans Paramètres > Liens partagés
2. Sélectionnez les cases à cocher à côté des liens à révoquer
3. Cliquez sur Actions en masse > Révoquer la sélection
4. Utile lors du nettoyage d'anciens partages ou pendant la réponse à un incident de sécurité

Révocation d'urgence (Tous les partages) : En cas d'urgence de sécurité (par ex., employé partant, violation suspectée) :

1. Ouvrez le menu ⋮ Plus de l'analyse
2. Cliquez sur Urgence : Révoquer tous les accès
3. Révoque immédiatement TOUS les partages (membres d'équipe ET liens publics)
4. Seuls vous (propriétaire) et les administrateurs de l'organisation conservent l'accès
5. Nécessite une documentation de raison obligatoire pour la piste d'audit

Notifications de révocation d'accès

Lorsque vous révoquez l'accès, les destinataires sont notifiés :

Contenu de la notification :

• À quelle analyse ils ont perdu l'accès (nom et brève description)
• Qui a révoqué l'accès (votre nom)
• Quand l'accès a été révoqué (horodatage)
• Raison (optionnel, vous pouvez ajouter une explication)
• Prochaines étapes (par ex., « Contactez le propriétaire si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur »)

Supprimer les notifications (Révocation furtive) : Désactivez la case de notification lors de la révocation si :

• Incident de sécurité nécessitant une action furtive
• Prévention du spam de notifications pendant le nettoyage en masse
• Employé parti (la notification échouerait de toute façon)

Meilleures pratiques de partage

Meilleures pratiques de sécurité

Pour les appels d'offres gouvernementaux sensibles :

1. N'utilisez jamais de liens publics permanents - Définissez toujours une expiration (24-72 heures max)
2. Exigez des mots de passe - Générez des mots de passe forts, partagez via un canal séparé
3. Collectez les courriels - Activez « Exiger un courriel avant l'accès » pour la responsabilité
4. Désactivez les téléchargements - Empêchez la distribution incontrôlée
5. Filigranez tout - Suivez le contenu s'il fuit
6. Audits réguliers - Révision mensuelle de tous les partages actifs, révocation des non utilisés
7. Espaces de travail séparés - Utilisez différentes organisations Cothon pour classifié vs. non classifié

Pour les partenariats d'équipe :

1. Permission de commentaire uniquement - Donnez Édition uniquement lorsque absolument nécessaire
2. Durée limitée - Faites correspondre l'expiration au calendrier de l'accord d'équipe
3. Responsabilité individuelle - Partagez avec des individus nommés, pas des courriels d'entreprise génériques
4. Suivez attentivement - Surveillez quelles sections les partenaires consultent (indique l'intérêt/capacité)
5. Révoquez après décision - Révoquez immédiatement l'accès après la décision go/no-go

Pour les équipes internes :

1. Utilisez les équipes, pas les individus - Partagez avec « Équipe de proposition » pas 10 membres individuels
2. Moindre privilège - Donnez la permission minimale nécessaire pour leur rôle
3. Accès limité dans le temps - Supprimez l'accès après l'achèvement du projet
4. Séparez par projet - Ne donnez pas un accès général à toutes les analyses

Meilleures pratiques organisationnelles

Conventions de nommage pour les partages :

• Marquez les noms d'analyse avec le niveau de partage : [Interne] RFP-2024-123, [Externe] RFP-2024-456
• Étiquetez les liens publics de manière descriptive : « Lien de révision partenaire - Expire 3/20 », « Livrable client - Lecture seule »
• Utilisez des dossiers pour séparer les analyses partagées vs. privées

Documentation : Maintenez un journal de partage (surtout pour les industries à forte conformité) :

• Qui a reçu l'accès à quoi
• Quel niveau de permission
• Justification commerciale
• Durée de l'accès
• Date de révocation

Le journal d'activité de Cothon fournit cela automatiquement, mais l'exportation vers un dépôt central assure la conformité à long terme.

Cadence de révision d'accès :

• Mensuelle : Réviser les liens publics, révoquer les expirés/non utilisés
• Trimestrielle : Auditer l'accès des membres de l'équipe, supprimer les employés partis
• Annuelle : Révision d'accès complète sur toutes les analyses

Flux de travail d'approbation de partage (Entreprise) : Pour les organisations nécessitant une approbation avant le partage externe :

1. Activez Flux de travail d'approbation de partage dans les paramètres de l'organisation
2. Lorsque l'utilisateur crée un lien public, la demande est acheminée vers le gestionnaire
3. Le gestionnaire révise la justification, approuve/refuse
4. Le lien s'active uniquement après approbation
5. La piste d'audit inclut l'attribution de l'approbateur

Meilleures pratiques de communication

Lors du partage, incluez toujours :

1. Contexte : Pourquoi vous partagez (révision, retours, collaboration)
2. Attentes : Ce que vous attendez d'eux et d'ici quand
3. Explication de permission : Pourquoi ils ont ce niveau de permission
4. Avis d'expiration : Si limité dans le temps, rappelez-leur quand l'accès se termine
5. Informations de contact : Comment vous joindre avec des questions

Exemple de message de partage :

Bonjour Sarah,

Je partage notre ébauche d'approche technique pour le RFP-2024-789 avec vous pour révision.

Veuillez vous concentrer sur la Section 3 (Exigences de sécurité réseau) et vérifier que notre solution proposée répond aux contrôles NIST 800-171. J'ai besoin de vos retours d'ici la fin de la journée le vendredi 22/3 pour les incorporer avant la révision finale.

Vous avez la permission Commentaire - veuillez laisser des commentaires en ligne sur les exigences spécifiques où vous voyez des lacunes ou des préoccupations. @Mentionnez-moi si quelque chose est urgent.

Ce lien de partage expire dans 7 jours (27/3). Faites-moi savoir si vous avez besoin de plus de temps.

Questions ? Répondez à ce message ou contactez-moi sur Teams.

Merci,
John

Protocole de suivi :

• Envoyer un rappel 48h avant l'expiration pour les partages non consultés
• Remercier les réviseurs lorsqu'ils ajoutent des commentaires (encourage l'engagement)
• Notifier lorsque vous traitez leurs commentaires (fermer la boucle de retour)
• Partager la version finale après avoir incorporé les retours (montrer que leur contribution comptait)

Partagé avec moi

Gérez le contenu que d'autres ont partagé avec vous :

Accès au contenu partagé

Navigation :

• Cliquez sur Partagé avec moi dans la navigation principale (barre latérale gauche)
• Ou utilisez le changeur rapide : Appuyez sur et tapez « partagé »

Options d'affichage :

Vue liste (par défaut) :

• Liste chronologique de tout le contenu partagé
• Affiche : Titre, propriétaire, date de partage, niveau de permission, statut non lu
• Actions rapides : Ouvrir, Supprimer de la liste (ne révoque pas votre accès, masque simplement)

Vue grille :

• Cartes visuelles avec aperçus du contenu
• Miniatures plus grandes pour une identification rapide
• Regroupé par propriétaire ou projet

Options de filtre :

• Par propriétaire : Voir tout le contenu partagé par une personne spécifique
• Par permission : Afficher uniquement le contenu que vous pouvez éditer vs. affichage uniquement
• Par type de contenu : Analyses vs. propositions vs. modèles
• Par date de partage : Partages récents vs. anciens
• Par statut de lecture : Non lu (nouveau) vs. déjà consulté

Options de tri :

• Plus récent (par défaut) - Derniers partages en premier
• Priorité - Partages urgents marqués par le propriétaire en premier
• Alphabétique - Par titre de contenu
• Propriétaire - Regroupé par qui a partagé

Gestion de votre contenu partagé

Actions sur le contenu partagé :

Ouvrir et collaborer :

• Cliquez sur n'importe quel élément pour ouvrir l'analyse complète
• Votre niveau de permission est affiché dans la bannière supérieure
• Les indicateurs de présence montrent si le propriétaire ou d'autres consultent actuellement

Marquer comme non lu :

• Clic droit > Marquer comme non lu pour signaler pour une révision ultérieure
• Le badge non lu apparaît sur l'icône de navigation

Ajouter aux favoris :

• Icône étoile pour ajouter aux favoris
• Accès rapide depuis le dossier Favoris dans la barre latérale

Supprimer de la vue :

• Masquer de la liste « Partagé avec moi » sans rejeter le partage
• Le contenu reste accessible via la recherche ou le lien direct
• Utile pour désencombrer les longues listes partagées

Demander une permission différente :

• Cliquez sur ⋮ Plus > Demander l'accès Édition (si actuellement Commentaire/Affichage)
• Le propriétaire reçoit une notification avec votre demande
• Il peut approuver/refuser directement depuis la notification

Quitter le contenu partagé (Rejeter le partage) :

• Cliquez sur ⋮ Plus > Supprimer mon accès
• Vous ne pouvez plus accéder au contenu
• Le propriétaire est notifié de votre rejet (optionnel)
• Utile si partagé par erreur ou plus pertinent

Notifications pour le contenu partagé

Lorsque le contenu est partagé avec vous :

• Notification dans l'application (icône de cloche) avec aperçu
• Notification par courriel avec lien direct
• Notification Slack/Teams (si intégré)
• Badge sur l'élément de navigation « Partagé avec moi »

Configurer les préférences de notification :

1. Allez dans Paramètres > Notifications > Partage
2. Choisissez les déclencheurs de notification :
   • Tous les partages - Notifié pour chaque partage
   • Partages urgents uniquement - Uniquement lorsque le propriétaire marque urgent
   • @Mentions uniquement - Uniquement lorsqu'explicitement mentionné dans le message de partage
   • Résumé quotidien - Notifications groupées en résumé quotidien

Regroupement intelligent des notifications : Si la même personne partage plusieurs éléments à la fois, les notifications se regroupent : « John a partagé 3 analyses avec vous : RFP-123, RFP-456, RFP-789 »

Opérations de partage en masse

Partagez efficacement plusieurs analyses à la fois :

Partage multi-sélection

Cas d'utilisation du partage en masse :

• Transfert de projet : Partagez le dossier de projet entier avec un nouveau membre de l'équipe
• Livrables clients : Partagez toutes les analyses finales avec le client à la fois
• Formation : Partagez des exemples d'analyses avec un nouveau rédacteur de propositions
• Portfolio : Partagez des exemples de performances passées avec un partenaire d'équipe

Partage en masse basé sur des modèles

Créez des modèles de partage pour des modèles récurrents :

Exemples de modèles :

• « Révision exécutive » - Partager avec l'équipe de direction, permission Commentaire, expiration 48h
• « Partenaire externe » - Lien public, Affichage uniquement, protégé par mot de passe, expiration 7 jours, filigrané
• « Collaboration d'équipe » - Partager avec l'équipe de proposition, permission Édition, pas d'expiration

Fonctionnalités de partage avancées

Partage conditionnel (Bientôt disponible)

Partagez du contenu qui se révèle automatiquement en fonction de conditions :

• Partage différé dans le temps : Accorder l'accès à une date/heure future
• Basé sur des jalons : Accès accordé lorsque l'analyse atteint un statut spécifique
• Contrôlé par approbation : Accès accordé uniquement après l'approbation du gestionnaire

Partage intégré

Intégrez des analyses Cothon dans des plateformes externes :

Plateformes supportées :

• Notion - Intégrez l'analyse en direct en tant que bloc interactif
• Confluence - Intégration iFrame avec intégration SSO
• SharePoint - Intégration de composant Web
• Portails internes personnalisés - Intégration iFrame ou API

Comment intégrer :

Partage basé sur l'API

Partagez du contenu par programmation via l'API Cothon :

Cas d'utilisation :

• Partager automatiquement les analyses créées via des intégrations
• Partage en masse piloté par des systèmes externes (CRM, ERP)
• Flux de travail d'approbation personnalisés
• Intégration avec les systèmes de gestion d'identité

Exemple d'appel API (créer un partage avec membre d'équipe) :

curl -X POST https://api.cothon.ai/v1/bid-analyses/{analysis_id}/shares \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "share_type": "user",
    "shared_with_user_id": "uuid-of-recipient",
    "permission_level": "comment",
    "message": "Veuillez réviser d'ici la fin de la journée"
  }'

Exemple d'appel API (créer un lien public) :

curl -X POST https://api.cothon.ai/v1/bid-analyses/{analysis_id}/shares \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "share_type": "link",
    "permission_level": "view",
    "link_expires_at": "2026-04-05T23:59:59Z",
    "password": "SecurePassword123"
  }'

Voir Documentation API pour référence complète.

Conformité et audit

Fonctionnalités de partage conçues pour les industries réglementées :

Piste d'audit

Chaque action de partage enregistrée avec :

• Qui : Identifiant utilisateur et nom de la personne effectuant l'action
• Quoi : Action entreprise (partagé, révoqué, permission modifiée, accédé)
• Quand : Horodatage avec fuseau horaire
• Pourquoi : Champ de justification optionnel (requis dans certaines configurations)
• Où : Adresse IP et localisation géographique
• Comment : Méthode (UI, API, opération en masse)

Accès à la piste d'audit :

1. Ouvrez ⋮ Plus de l'analyse > Afficher le journal d'audit
2. Voyez le journal chronologique complet de tous les événements de partage
3. Filtrez par type d'action, utilisateur, plage de dates
4. Exportez en CSV pour les systèmes d'audit externes

Rapports de conformité

Générez des rapports prêts pour la conformité :

Naviguez vers : Paramètres > Conformité > Rapports de partage

Types de rapports :

Rapport d'accès externe :

• Tous les liens publics créés dans la plage de dates
• Qui a accédé, quand, ce qu'ils ont fait
• Toute anomalie de sécurité (tentatives de mot de passe échouées, emplacements inhabituels)
• Utile pour : Conformité ITAR, audits de contrôle d'exportation

Rapport de modifications de permissions :

• Toutes les escalades de permissions (Affichage → Édition, etc.)
• Qui a autorisé le changement
• Justification commerciale
• Utile pour : Audits SOC 2, révisions de sécurité internes

Inventaire de partage de données :

• Tous les partages actuellement actifs dans l'organisation
• Catégorisé par niveau de sensibilité (si configuré)
• Répartition des partages externes vs. internes
• Utile pour : Cartographie des données GDPR, évaluations d'impact sur la vie privée

Conformité réglementaire

ITAR / Contrôle d'exportation :

• Restrictions géographiques sur les liens publics (bloquer les pays via les paramètres de l'organisation)
• Justification obligatoire pour les partages externes
• Filigrane automatique avec avis de contrôle d'exportation
• Journalisation d'accès pour les demandes d'audit gouvernementales

GDPR / Vie privée :

• Accords de traitement des données (DPA) avec les destinataires externes
• Droit d'accès : Les destinataires peuvent télécharger leurs journaux d'accès
• Droit à l'effacement : Supprimer toutes les traces du destinataire du système
• Conservation des données : Suppression automatique des anciens journaux de partage selon la politique

SOC 2 / Cadres de sécurité :

• Principe du moindre privilège appliqué via les niveaux de permissions
• Révisions d'accès requises trimestriellement
• Authentification multifacteur pour les partages sensibles
• Chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)

Dépannage

« Bouton Partager grisé »

Symptômes : Impossible de cliquer sur le bouton Partager sur l'analyse.

Causes et solutions :

« Le destinataire ne peut pas accéder au lien partagé »

Symptômes : Le destinataire externe dit que le lien ne fonctionne pas ou affiche un accès refusé.

Étapes de dépannage :

« Les notifications ne s'envoient pas »

Symptômes : Les destinataires ne reçoivent pas de notifications de partage.

Solutions :

Pour les membres d'équipe :

1. Vérifiez les préférences de notification du destinataire (il a peut-être désactivé les notifications de partage)
2. Vérifiez le dossier spam/courrier indésirable
3. Vérifiez que le courriel est correct dans le profil de l'organisation
4. Essayez de repartager avec l'option « Forcer la notification »

Pour les liens publics :

• L'accès par lien public n'envoie pas de notifications automatiques sauf si « Exiger un courriel » est activé
• Activez la collecte de courriel pour envoyer des confirmations d'accès

« Accès révoqué accidentellement »

Symptômes : Vous vouliez rétrograder la permission, mais vous avez accidentellement révoqué entièrement.

Récupération :

Prévention : Utilisez « Rétrograder la permission » au lieu de « Supprimer l'accès » lorsque vous voulez réduire (pas éliminer) l'accès.

FAQ

Prochaines étapes

Maîtriser les fonctionnalités de collaboration connexes

• Édition en temps réel - Travaillez simultanément avec les utilisateurs partagés
• Commentaires - Discutez du contenu via des commentaires en fil
• Fil d'activité - Suivez toutes les actions de l'équipe sur le contenu partagé

Sujets connexes

• Configuration d'équipe - Configurez les structures d'organisation et d'équipe
• Paramètres de sécurité - Politiques de sécurité à l'échelle de l'organisation
• Conformité - Pistes d'audit et fonctionnalités réglementaires

Gains rapides

Première fois que vous partagez ? Essayez ceci :

1. Partagez une analyse avec un coéquipier (permission Commentaire)
2. Demandez-lui d'ajouter un commentaire
3. Révisez le journal d'activité pour voir leur accès suivi
4. Créez un lien public (Affichage uniquement, expiration 24h, protégé par mot de passe)
5. Accédez à votre propre lien dans une fenêtre incognito pour voir l'expérience externe
6. Révoquez le lien public et vérifiez qu'il cesse de fonctionner

Pratique avancée :

1. Créez un modèle de partage pour votre cas d'utilisation courant
2. Partagez en masse plusieurs analyses avec une équipe
3. Configurez les notifications d'accès pour une analyse hautement prioritaire
4. Exportez le journal d'activité en CSV et révisez dans Excel
5. Configurez l'analyse intégrée dans Notion ou Confluence

Le partage efficace amplifie la productivité de l'équipe tout en maintenant la sécurité. Maîtrisez ces contrôles pour collaborer en toute confiance.