Informations de base

Les informations de base établissent l'identité de votre entreprise au sein de Cothon et des systèmes d'approvisionnement gouvernementaux. Ces identifiants de base permettent la vérification, la vérification de la conformité et l'intégration transparente avec les plateformes d'approvisionnement canadiennes.

Pourquoi les informations de base sont importantes

L'approvisionnement gouvernemental repose sur des identifiants commerciaux normalisés pour vérifier la légitimité des fournisseurs, vérifier l'état de conformité et traiter les paiements. Des identifiants manquants ou incorrects peuvent :

• Disqualifier les soumissions : De nombreux appels d'offres exigent un NE et un NEA valides pour la soumission de soumission
• Retarder l'attribution des contrats : Les échecs de vérification prolongent les délais d'attribution de plusieurs semaines
• Bloquer les paiements : Les systèmes comptables gouvernementaux jumelent les factures aux identifiants enregistrés
• Déclencher des audits : Les informations non concordantes soulèvent des signaux d'alarme auprès des responsables de l'approvisionnement

Identifiants commerciaux requis

Numéro d'entreprise (NE)

Le numéro d'entreprise (NE) est un identifiant unique à 9 chiffres émis par l'Agence du revenu du Canada (ARC) lorsque vous vous inscrivez pour :

• Compte TPS/TVH
• Compte de retenues sur la paie
• Compte d'impôt sur le revenu des sociétés
• Compte d'importation-exportation

Format : 123456789

Où le trouver :

• Portail en ligne Mon dossier d'entreprise de l'ARC
• Lettre de confirmation d'inscription originale de l'ARC
• Formulaires de déclaration TPS/TVH (coin supérieur droit)
• Formulaires de versement de paie

Vérification :

1. Connectez-vous à Mon dossier d'entreprise de l'ARC à canada.ca/arc-mondossier
2. Naviguez vers "Afficher le compte" → "Renseignements sur l'entreprise"
3. Confirmez votre NE à 9 chiffres

Numéro d'entreprise d'approvisionnement (NEA)

Le numéro d'entreprise d'approvisionnement (NEA) est un identifiant unique attribué lorsque vous vous inscrivez en tant que fournisseur dans le système d'Inscription des fournisseurs (IF) du gouvernement du Canada.

Format : PW-123-456789 ou code alphanumérique similaire

Où le trouver :

• Profil de fournisseur AchatsCanada
• Courriel de confirmation de l'Inscription des fournisseurs (IF)
• Correspondance de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

Comment obtenir un NEA :

Liste de vérification :

• Le NEA apparaît dans votre profil AchatsCanada
• Le format du NEA correspond aux normes de SPAC (généralement PW-XXX-XXXXXX)
• Le statut de fournisseur indique "Actif" dans AchatsCanada
• L'inscription comprend tous les codes de produits/services requis

Numéro d'inscription TPS/TVH

Si votre entreprise est inscrite pour la TPS/TVH, vous aurez un numéro d'inscription de 15 caractères combinant votre NE avec un identifiant de programme.

Format : 123456789 RT 0001

• 123456789 : Votre numéro d'entreprise à 9 chiffres
• RT : Identifiant de programme (toujours "RT" pour TPS/TVH)
• 0001 : Identifiant de compte (généralement 0001 pour le premier compte)

Où le trouver :

• Formulaires de déclaration TPS/TVH (coin supérieur droit)
• Compte Mon dossier d'entreprise de l'ARC → Compte TPS/TVH
• Lettre de confirmation d'inscription TPS/TVH
• Vos factures TPS/TVH (doit apparaître sur toutes les factures)

Vérification :

1. Connectez-vous au compte Mon dossier d'entreprise de l'ARC
2. Sélectionnez votre compte TPS/TVH
3. Confirmez le numéro complet à 15 caractères incluant les espaces

Numéro d'inscription TVQ (Québec seulement)

Les entreprises québécoises doivent s'inscrire séparément pour la taxe de vente du Québec (TVQ) auprès de Revenu Québec.

Format : 1234567890 TQ 0001 (similaire au format TPS/TVH)

Où le trouver :

• Portail en ligne "Mon dossier pour les entreprises" de Revenu Québec
• Formulaires de déclaration TVQ
• Lettre de confirmation d'inscription TVQ

Comment s'inscrire :

• En ligne : revenuquebec.ca
• Par téléphone : 1-800-567-4692
• En personne : Bureau de Revenu Québec

Numéros de taxe de vente provinciale/territoriale

Selon votre emplacement, vous pourriez avoir besoin d'inscriptions supplémentaires :

Où s'inscrire :

• C.-B. : gov.bc.ca/pst
• SK : saskatchewan.ca/pst
• MB : gov.mb.ca/finance/taxation/taxes/retail.html

Renseignements juridiques sur l'entreprise

Dénomination sociale

Votre dénomination sociale doit correspondre exactement à vos documents de constitution.

Pour les sociétés constituées :

• Trouvez sur : Statuts constitutifs, certificat de constitution
• Format : Inclure Inc., Ltée, Corp., ULC tel que constitué
• Exemple : "Solutions Acme Inc."

Pour les entreprises à propriétaire unique :

• Utiliser : Nom légal du propriétaire ou nom commercial enregistré
• Format : Exactement tel qu'enregistré auprès des autorités provinciales/territoriales
• Exemple : "Jean Tremblay" ou "Jean Tremblay faisant affaires sous le nom de Solutions Acme"

Pour les sociétés de personnes :

• Utiliser : Nom de société enregistré
• Format : Tel qu'indiqué sur l'accord de société et l'enregistrement
• Exemple : "Tremblay et associés société en commandite"

Étapes de vérification :

Nom d'exploitation / Nom commercial

Si votre entreprise opère sous un nom différent de la dénomination sociale, ajoutez tous les noms d'exploitation.

Exemples :

• Dénomination sociale : "1234567 Alberta Ltd."
• Nom d'exploitation : "Solutions technologiques du Nord"

Quand inclure :

• Vous avez un nom enregistré "Faisant affaires sous le nom de" (DBA)
• Vous commercialisez des services sous un nom commercial
• Vous opérez plusieurs marques sous une entité juridique
• La recherche de noms commerciaux provinciaux montre des noms alternatifs

Pourquoi c'est important : Les responsables de l'approvisionnement gouvernemental peuvent rechercher des fournisseurs par nom d'exploitation. Inclure tous les noms améliore la découvrabilité et les correspondances avec les bases de données de rendement antérieur.

Date de constitution

La date à laquelle votre entreprise a été légalement formée.

Où trouver :

• Statuts constitutifs (coin supérieur droit)
• Certificat de constitution
• Corporations Canada ou registre provincial

Format : AAAA-MM-JJ

Pourquoi c'est important : Certaines opportunités d'approvisionnement ont des exigences minimales "d'années en affaires". La date de constitution établit l'âge de votre entreprise pour les vérifications d'admissibilité.

Territoire de compétence de la constitution

Où votre entreprise est légalement enregistrée.

Options :

• Fédéral (Corporations Canada)
• Provincial/Territorial (préciser lequel)
• Étranger (si constitué à l'extérieur du Canada mais opérant au Canada)

Comment déterminer :

• Vérifiez l'en-tête de vos documents de constitution
• Fédéral : "Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA)"
• Provincial : Nommé d'après la province (p. ex., "Loi sur les sociétés par actions (Alberta)")

Structure d'entreprise

Votre type d'entité juridique détermine le traitement fiscal, la responsabilité et l'admissibilité à l'approvisionnement.

Structures courantes :

Comment vérifier :

• Vérifiez les documents de constitution ou d'inscription de l'entreprise
• Consultez votre comptable ou avocat si incertain

Coordonnées

Adresse commerciale principale

Votre lieu d'affaires principal où les avis juridiques et la correspondance sont reçus.

Exigences :

• Doit être une adresse physique (pas une case postale pour l'adresse principale)
• Doit correspondre aux documents de constitution ou d'inscription de l'entreprise
• Devrait correspondre aux dossiers de l'ARC

Format :

Numéro et nom de rue
Numéro de bureau/unité (le cas échéant)
Ville, Province  Code postal
Canada

Exemple :

123, rue Principale
Bureau 450
Toronto, ON  M5H 2Y4
Canada

Adresse postale (si différente)

Si vous recevez du courrier à un endroit différent de votre adresse commerciale principale, ajoutez une adresse postale.

Scénarios courants :

• Case postale pour le courrier quotidien
• Adresse du cabinet comptable pour la correspondance financière
• Adresse du siège social pour les emplacements de succursales

Bureaux régionaux et emplacements de service

Listez tous les emplacements où vous avez une présence physique ou pouvez fournir des services.

Pourquoi inclure plusieurs emplacements :

• De nombreux appels d'offres accordent des points de préférence pour la présence locale
• Les contrats régionaux peuvent exiger une capacité de service à proximité
• Démontre la couverture géographique pour les contrats nationaux

Informations à inclure pour chaque emplacement :

• Adresse complète
• Type de bureau (Siège social, Succursale, Centre de service, etc.)
• Services disponibles à cet emplacement
• Langues servies
• Heures d'ouverture (le cas échéant)

Exemple d'entrée :

Centre de service de Vancouver
789, rue Granville
Vancouver, C.-B.  V6Z 1K3

Services : Soutien sur place, formation, installation
Langues : Anglais, français, mandarin
Désignation : Installation certifiée ISO 9001

Coordonnées principales

Le principal point de contact pour les demandes d'approvisionnement, l'administration des contrats et les affaires quotidiennes.

Champs requis :

Nom du contact principal :

• Prénom et nom de famille
• Titre/Poste (p. ex., "Directeur du développement des affaires")
• Rôle dans l'organisation

Adresse courriel :

• Utilisez un courriel d'entreprise surveillé (pas Gmail personnel, etc.)
• Envisagez d'utiliser un courriel basé sur le rôle (contrats@entreprise.com)
• Assurez une capacité de réponse de 24 heures pendant les soumissions actives

Numéro de téléphone :

• Inclure l'indicatif de pays : +1 (Canada)
• Format : +1 (555) 123-4567
• Préciser si mobile, ligne directe ou standard principal

Poste (le cas échéant) :

• Poste direct pour un contact plus rapide

Contacts secondaires

Ajoutez des contacts de secours pour différents domaines fonctionnels :

Contacts secondaires typiques :

Administrateur de contrats :

• Gère l'exécution et la conformité des contrats
• Examine les termes et conditions
• Gère les amendements et modifications

Responsable technique :

• Répond aux questions techniques pendant le processus d'appel d'offres
• Fournit des clarifications sur la capacité et l'approche
• Participe aux évaluations techniques

Responsable financier :

• Gère la facturation et les demandes de paiement
• Fournit la documentation financière
• Gère le cautionnement et l'assurance

Contact de sécurité (pour les contrats sensibles) :

• Détient une cote de sécurité (le cas échéant)
• Gère les informations classifiées
• Gère la coordination du filtrage de sécurité

Site Web et médias sociaux

Site Web de l'entreprise :

• URL principale du site corporatif
• Doit être en ligne et fonctionnel (les liens brisés donnent une mauvaise image)
• Devrait inclure le profil de l'entreprise, les services et les coordonnées

Page LinkedIn de l'entreprise :

• Profil LinkedIn officiel de l'entreprise
• Aide les responsables de l'approvisionnement à vérifier la légitimité
• Fournit des antécédents supplémentaires de l'entreprise

Autres URL pertinentes :

• Catalogues de produits
• Référentiels d'études de cas
• Pages de témoignages de clients
• Salle des médias/presse

Codes industriels et classifications

Code SCIAN

Le Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) est un code à 6 chiffres utilisé par Statistique Canada et les organismes gouvernementaux pour classer les entreprises par industrie.

Format : 6 chiffres (p. ex., 541330 - Services d'ingénierie)

Où trouver votre code :

• Recherche SCIAN de Statistique Canada : statcan.gc.ca/scian
• Votre déclaration d'impôt des sociétés (formulaire T2, ligne 020)
• Documents d'inscription de l'entreprise

Comment choisir :

• Sélectionnez le code qui décrit le mieux votre activité commerciale PRINCIPALE
• Si plusieurs activités, choisissez celle qui génère le plus de revenus
• Soyez aussi précis que possible (utilisez les 6 chiffres)

Codes SCIAN courants pour les entrepreneurs gouvernementaux :

Code CTI (le cas échéant)

La Classification type des industries (CTI) est un ancien système de classification à 4 chiffres encore utilisé par certaines bases de données gouvernementales et institutions financières.

Format : 4 chiffres (p. ex., 8711 - Services d'ingénierie)

Quand nécessaire :

• Certains contrats gouvernementaux américains
• Rapports financiers et demandes de crédit
• Systèmes d'approvisionnement plus anciens pas encore migrés vers SCIAN

Où trouver :

• Convertir du SCIAN en utilisant table de correspondance SCIAN vers CTI
• Votre rapport de crédit d'entreprise (Dun & Bradstreet)

Description de l'entreprise

Un aperçu concis de votre entreprise pour l'affichage dans les recherches, profils et soumissions.

Longueur : 150 à 300 mots

Quoi inclure :

• Date de fondation et jalons clés
• Services/produits de base
• Marchés et clients principaux
• Taille de l'entreprise (employés, gamme de revenus)
• Couverture géographique
• Réalisations ou différenciateurs notables
• Énoncé de mission (optionnel)

Exemple - Bonne description d'entreprise :

"Solutions technologiques du Nord est une firme canadienne de consultation en ingénierie spécialisée dans la modernisation des infrastructures pour les gouvernements fédéral et provinciaux. Fondée en 2010, nous avons complété plus de 200 projets totalisant 120 M$ en valeur contractuelle dans les secteurs du transport, du traitement de l'eau et des installations publiques.

Notre équipe de 85 personnes comprend 40 ingénieurs professionnels (ing.), LEED AP et chefs de projet certifiés. Nous maintenons des bureaux à Toronto, Calgary et Vancouver, permettant une prestation de services à l'échelle nationale avec une expertise régionale.

Les services de base incluent l'inspection et la réhabilitation de ponts, la conception de systèmes d'eau, les évaluations environnementales (conformité LCEE), et la conception de bâtiments durables (certification LEED). Nous sommes reconnus pour nos approches innovantes en matière d'infrastructure vieillissante, ayant été pionniers de systèmes de maintenance prédictive maintenant utilisés par 12 municipalités.

Solutions technologiques du Nord détient la certification de qualité ISO 9001:2015 et maintient une assurance responsabilité professionnelle de 10 M$. Nous sommes certifiés en tant que fournisseur de petite entreprise et participons activement aux initiatives de partenariat autochtone."

Éléments qui renforcent les descriptions :

• Chiffres spécifiques (employés, projets, revenus)
• Certifications et accréditations industrielles
• Présence géographique
• Clients notables (si non confidentiel)
• Capacités ou innovations uniques
• Prix et reconnaissance

Vérification et validation

Vérification de l'ARC

Vérifiez que votre numéro d'entreprise est actif et correspond aux dossiers de l'ARC :

Vérification d'AchatsCanada

Vérifiez votre numéro d'entreprise d'approvisionnement et le statut de fournisseur :

Vérification du registre des entreprises provincial

Vérifiez votre dénomination sociale et votre statut de constitution auprès de votre registre provincial :

Registres provinciaux :

• Ontario : ontario.ca/recherche-registre-entreprises
• Québec : registraire.gouv.qc.ca
• C.-B. : bcregistry.ca
• Alberta : alberta.ca/registre-des-societes
• Fédéral : corporationscanada.ic.gc.ca

Erreurs courantes et comment les éviter

Erreur 1 : Utiliser le numéro d'entreprise comme NEA

Problème : Entrer votre NE à 9 chiffres dans le champ NEA

Impact : Le profil échoue à la vérification, les résultats d'analyse ne sont pas fiables

Solution : Le NE et le NEA sont des numéros différents. Inscrivez-vous dans AchatsCanada pour obtenir un NEA (format : PW-XXX-XXXXXX)

Erreur 2 : Numéro TPS/TVH désuet

Problème : Le numéro d'entreprise a changé en raison d'une restructuration, mais l'ancien numéro TPS/TVH est toujours dans le profil

Impact : Rejets de factures, retards de paiement, risque d'audit

Solution : Chaque fois que votre NE change, mettez à jour votre inscription TPS/TVH auprès de l'ARC et mettez à jour tous les profils immédiatement

Erreur 3 : Dénominations sociales non concordantes

Problème : Utiliser "Solutions Acme" au lieu de la dénomination sociale "Solutions Acme Inc."

Impact : Retards d'attribution de contrat, échecs de vérification de fournisseur

Solution : Utilisez toujours la dénomination sociale exacte des documents de constitution, incluant les suffixes (Inc., Ltée, Corp., etc.)

Erreur 4 : Case postale comme adresse principale

Problème : Utiliser une case postale ou un bureau virtuel comme adresse commerciale principale

Impact : Échecs de visites de site, perçu comme une entreprise non légitime

Solution : Utilisez votre lieu d'affaires physique comme adresse principale. Les cases postales sont acceptables pour l'adresse postale uniquement

Erreur 5 : Courriel personnel pour le contact principal

Problème : Utiliser un courriel personnel d'employé (jean@gmail.com) au lieu d'un courriel d'entreprise

Impact : Opportunités perdues lorsque l'employé part, apparence non professionnelle

Solution : Utilisez des courriels d'entreprise basés sur le rôle (contrats@entreprise.com, soumissions@entreprise.com) qui persistent au-delà des employés individuels

Erreur 6 : Mauvais code SCIAN

Problème : Sélectionner un code SCIAN basé sur ce que vous VOULEZ faire plutôt que ce que vous FAITES ACTUELLEMENT

Impact : Problèmes de classification fiscale, alertes d'opportunités manquées, erreurs de correspondance de catégories d'approvisionnement

Solution : Choisissez le code SCIAN qui représente le mieux votre activité PRINCIPALE génératrice de revenus tel que déclaré sur les déclarations fiscales

Intégration avec les systèmes externes

Population automatique des données

Cothon peut automatiquement remplir certains champs d'informations de base à partir de sources vérifiées :

De l'ARC (avec autorisation) :

• Numéro d'entreprise
• Dénomination sociale
• Numéro d'inscription TPS/TVH
• Adresse commerciale

D'AchatsCanada (avec autorisation) :

• Numéro d'entreprise d'approvisionnement
• Statut de fournisseur
• Codes GSIN

Des registres provinciaux :

• Date de constitution
• Dénomination sociale
• Adresse du siège social enregistré

Garder les systèmes externes synchronisés

Lorsque vous mettez à jour les informations de base dans Cothon, vous devrez peut-être mettre à jour les systèmes externes manuellement :

Mettre à jour ces systèmes lorsque les informations changent :

• Compte Mon dossier d'entreprise de l'ARC (dénomination sociale, adresse)
• Profil de fournisseur AchatsCanada (coordonnées, adresse)
• Registre des entreprises provincial (dénomination sociale, siège social enregistré)
• Inscription TPS/TVH (adresse, structure d'entreprise)

Sécurité et confidentialité

Visibilité de l'information

Toujours privé (jamais partagé) :

• Numéros de référence internes
• Informations de compte bancaire
• Données financières détaillées
• Informations personnelles des employés

Partagé avec les systèmes gouvernementaux (lors de la soumission) :

• Numéro d'entreprise
• Numéro d'entreprise d'approvisionnement
• Dénomination sociale
• Adresse commerciale principale
• Coordonnées principales

Visible dans les répertoires publics (si autorisé) :

• Nom de l'entreprise et nom d'exploitation
• Emplacement général (ville/province)
• Codes industriels (SCIAN, UNSPSC)
• Description de l'entreprise (non confidentielle)

Contrôler la visibilité

Vous contrôlez la visibilité des informations de base :

Profil public (visible pour les autres utilisateurs de Cothon) :

• Nom et description de l'entreprise
• Emplacement général (pas l'adresse spécifique)
• Catégories industrielles
• Préférence de contact (pas courriel/téléphone spécifique)

Profil privé (seulement votre équipe) :

• Identifiants spécifiques (NE, NEA, TPS/TVH)
• Adresses complètes
• Coordonnées directes
• Numéros de référence internes

Maintenance et mises à jour

Quand mettre à jour les informations de base

Mettez à jour votre profil immédiatement lorsque :

• La dénomination sociale change (fusion, acquisition, changement de marque)
• Le numéro d'entreprise change (restructuration)
• Le numéro d'inscription TPS/TVH change
• L'adresse commerciale principale change (déménagement)
• La personne de contact principale change (roulement)
• Le statut de constitution change (conversion en société, etc.)

Calendrier de vérification

Mensuel (5 minutes) :

• Confirmez que les coordonnées sont à jour
• Vérifiez les notifications de l'ARC ou d'AchatsCanada
• Vérifiez que les liens du site Web et LinkedIn sont fonctionnels

Trimestriel (15 minutes) :

• Vérifiez que tous les identifiants correspondent aux systèmes externes (ARC, AchatsCanada, registre provincial)
• Révisez la description de l'entreprise pour exactitude
• Confirmez que tous les emplacements et contacts sont à jour

Annuel (30 minutes) :

• Audit de vérification complet de tous les systèmes
• Mettre à jour le code SCIAN si l'activité commerciale principale a changé
• Réviser et rafraîchir la description de l'entreprise
• Vérifier que tous les numéros d'inscription sont à jour et n'expirent pas

Configurer des alertes

Configurez des alertes pour les changements critiques :

Alertes d'expiration d'inscription :

• Renouvellement de l'inscription TPS/TVH (le cas échéant)
• Renouvellement de l'inscription du nom commercial provincial
• Cotes de sécurité (le cas échéant)

Alertes de mise à jour du système :

• L'ARC envoie un avis de changements de NE
• AchatsCanada envoie un avis de problèmes de vérification de profil
• Le registre provincial envoie des rappels de renouvellement

Obtenir de l'aide

Questions courantes

Q : Je n'ai pas encore de numéro d'entreprise d'approvisionnement. Puis-je quand même utiliser Cothon ?

R : Oui. Vous pouvez analyser les opportunités et créer votre profil sans NEA. Cependant, vous aurez besoin d'un NEA pour soumettre réellement des soumissions sur la plupart des opportunités fédérales. Commencez le processus d'inscription AchatsCanada immédiatement.

Q : Mon numéro d'entreprise a changé en raison d'une fusion. Que dois-je faire ?

R : Mettez à jour vos numéros NE et TPS/TVH dans l'ARC d'abord, puis mettez à jour Cothon, AchatsCanada et tous les autres systèmes. Documentez le changement avec une lettre de l'ARC montrant les anciens et nouveaux numéros pour la transition du contrat.

Q : Puis-je utiliser une adresse de bureau virtuel ?

R : Pour votre adresse postale, oui. Pour votre adresse commerciale principale, ce n'est pas recommandé. De nombreux contrats exigent des visites de site ou une vérification physique. Utilisez votre emplacement d'exploitation réel si possible.

Q : Que faire si ma dénomination sociale est différente de mon nom de marketing ?

R : Entrez votre dénomination sociale dans le champ "Dénomination sociale" exactement tel que constitué, puis ajoutez vos noms de marketing comme noms d'exploitation. Les deux seront consultables.

Q : J'opère dans plusieurs provinces. Ai-je besoin de profils séparés ?

R : Non. Un profil Cothon peut inclure plusieurs emplacements dans toutes les provinces. Ajoutez chaque bureau comme emplacement régional avec son adresse et ses capacités.

Q : Comment vérifier que mon numéro d'entreprise est correct ?

R : Connectez-vous au compte Mon dossier d'entreprise de l'ARC et vérifiez votre section Renseignements sur l'entreprise. Le NE à 9 chiffres apparaît en haut de la page.

Ressources d'assistance

Assistance de l'ARC :

• Ligne des demandes de renseignements des entreprises : 1-800-959-7775
• Aide Mon dossier d'entreprise : canada.ca/arc-mondossier

Assistance AchatsCanada :

• Assistance aux fournisseurs : achatsetventes.gc.ca/pour-les-entreprises/vendre-au-gouvernement-du-canada
• Aide technique : 1-800-811-1148

Assistance Cothon :

• Courriel : support@cothon.ai
• Clavardage en direct : Disponible dans l'application pendant les heures d'ouverture
• Service de vérification de profil : Soumettez votre profil pour un examen par des experts

Prochaines étapes

Une fois vos informations de base complètes :