Dépannage

Vous rencontrez des problèmes avec l'analyse de soumissions? Ce guide de dépannage complet couvre les problèmes courants, leurs causes et les solutions étape par étape.

Guide de diagnostic rapide

Commencez ici pour identifier rapidement votre catégorie de problème :

Problèmes de téléversement

Erreur Fichier trop volumineux

Symptôme : Message d'erreur "La taille du fichier dépasse la limite de 50 Mo"

Cause : Votre fichier PDF ou DOCX est plus grand que la taille maximale autorisée

Solutions :

Prévention : Avant de téléverser, vérifiez la taille du fichier dans les propriétés du fichier. Si > 40 Mo, compressez de manière proactive.

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Erreur Type de fichier invalide

Symptôme : "Type de fichier non supporté" ou "Format de fichier invalide"

Cause : Le fichier n'est pas PDF ou DOCX, ou a une extension incorrecte

Solutions :

Cas spécial : Portefeuilles PDF

• Symptôme : PDF multi-fichiers qui ne se téléverse pas
• Cause : Les PDF de portefeuille sont des conteneurs, pas des documents uniques
• Solution : Extraire les PDF individuels du portefeuille (Adobe Acrobat → Portefeuille → Extraire tous les fichiers)

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Erreur Fichier protégé par mot de passe

Symptôme : "Le document est protégé par mot de passe" ou "Impossible d'accéder au fichier chiffré"

Cause : Le PDF ou DOCX a une protection par mot de passe empêchant l'accès

Solutions :

Prévention : Demandez toujours des versions non protégées des appels d'offres lorsque possible.

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Téléversement se bloque ou expire

Symptôme : La barre de progrès se bloque à X%, finit par expirer

Causes : Problèmes de réseau, problèmes de navigateur ou congestion du serveur

Solutions :

Toujours en échec : Contacter le support avec :

• Navigateur et version
• Taille du fichier
• Capture d'écran de l'erreur
• Heure à laquelle le téléversement a été tenté

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Erreurs de traitement

Traitement échoue après le téléversement

Symptôme : Téléversement réussit (100%), mais ensuite l'erreur "Traitement échoué" apparaît

Causes : Problèmes de structure du document, problèmes de contenu ou erreurs système

Solutions :

Contacter le support avec :

• Texte du message d'erreur
• Caractéristiques du document (pages, taille, format)
• Si le document s'ouvre normalement localement
• Étapes déjà essayées

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Traitement bloqué/gelé

Symptôme : Le progrès affiche "Traitement..." pendant > 20 minutes, aucun progrès

Temps attendus : < 20 pages = 1-2 min, 20-100 pages = 2-8 min, 100+ pages = 8-15 min

Solutions :

Si vraiment bloqué (> 25 minutes sans changement) :

1. Contacter le support avec l'ID d'analyse
2. Le support peut vérifier les journaux côté serveur
3. Peut être un problème spécifique au document nécessitant une intervention manuelle

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Problèmes de qualité d'extraction

Trop de faux positifs

Symptôme : Nombreuses non-exigences extraites comme exigences (critères d'évaluation, texte général, termes de contrat)

Exemple : "Le contrat sera à prix fixe ferme" extrait comme exigence au lieu d'information générale

Causes : Ambiguïté du langage du document, structure d'appel d'offres inhabituelle

Solutions :

Prévention :

• Utiliser le mode "Précision" pour les appels d'offres avec beaucoup de texte général
• Spécifier les plages de sections si vous savez où sont les exigences

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Exigences manquantes (Faux négatifs)

Symptôme : Vous savez que certaines exigences existent, mais elles n'ont pas été extraites

Causes : Exigences implicites, langage inhabituel, exigences dans des tableaux/images

Solutions :

Signaler les modèles :

• Si vous remarquez des modèles manquants systématiques : Signaler au support
• Aide à améliorer l'IA pour les futurs utilisateurs

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Exigences pas en français

Symptôme : L'appel d'offres contient du français ou d'autres langues, l'extraction échoue ou est inexacte

Solutions :

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Problèmes de catégorisation

Exigences dans les mauvaises catégories

Symptôme : Exigences techniques catégorisées comme Conformité, ou vice versa

Cause : Langage d'exigence ambigu, incertitude de catégorisation de l'IA

Solutions :

Solution de contournement : Si les catégories sont très incorrectes, considérez ré-analyser avec des paramètres d'extraction mis à jour.

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Priorité incorrectement attribuée

Symptôme : Exigences obligatoires marquées comme Évaluées, ou vice versa

Cause : Langage d'appel d'offres ambigu (utilise "devrait" pour obligatoire, "doit" pour évalué)

Solutions :

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Problèmes d'association de capacités

Les correspondances semblent inexactes

Symptôme : "Répond entièrement" pour des exigences que vous ne pouvez pas satisfaire, ou "Ne répond pas" pour des exigences que vous pouvez

Cause : Profil de capacités incomplet, erreurs d'association de l'IA

Solutions :

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Le pourcentage de conformité semble incorrect

Symptôme : L'anneau de conformité montre un pourcentage différent de celui que vous avez calculé manuellement

Cause : Méthode de calcul différente, nombres d'exigences incorrects

Solutions :

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Problèmes d'historique et recherche

Impossible de trouver l'analyse passée

Symptôme : Vous savez que vous avez analysé un appel d'offres, mais ne pouvez pas le trouver dans l'historique

Solutions :

Toujours impossible de trouver : Contacter le support avec la date approximative et les détails de l'appel d'offres.

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Recherche ne trouve pas de résultats

Symptôme : La recherche ne retourne aucun résultat, mais vous savez que le contenu existe

Solutions :

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Problèmes de partage et collaboration

Lien de partage ne fonctionne pas

Symptôme : Les destinataires cliquent sur le lien de partage, obtiennent "Accès refusé" ou "Lien expiré"

Solutions :

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Collaboration en temps réel ne se synchronise pas

Symptôme : Les changements par d'autres utilisateurs n'apparaissent pas, ou apparaissent avec un long délai

Solutions :

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Problèmes de performance

Chargement de page lent

Symptôme : La page d'analyse prend > 10 secondes à charger

Solutions :

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Visualiseur de documents lent à charger

Symptôme : Le visualiseur PDF prend beaucoup de temps à afficher les pages

Solutions :

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Obtenir de l'aide

Avant de contacter le support

Rassemblez ces informations :

1. ID d'analyse : Trouvé dans l'URL ou les paramètres d'analyse
2. Message d'erreur : Texte exact ou capture d'écran
3. Étapes pour reproduire : Ce que vous avez fait avant que l'erreur ne survienne
4. Info navigateur : Chrome 123, Firefox 115, etc.
5. Info document : Taille du fichier, nombre de pages, format
6. Déjà essayé : Solutions que vous avez tentées

Essayez ceci d'abord :

• Rechercher ce guide de dépannage
• Vérifier status.cothon.com pour les problèmes connus
• Essayer dans un navigateur différent
• Effacer le cache du navigateur
• Attendre 1 heure et réessayer (pour les erreurs intermittentes)

Contacter le support

Méthodes :

1. Support dans l'application (Plus rapide) :

• Cliquer sur l'icône Aide (?) → Contacter le support
• Inclut automatiquement les infos de session
• Temps de réponse : < 4 heures heures d'affaires

2. Courriel :

• support@cothon.com
• Inclure : ID d'analyse, détails d'erreur, captures d'écran
• Temps de réponse : < 24 heures

3. Clavardage en direct :

• Disponible : Jours de semaine 9h-17h HE
• Cliquer sur l'icône de clavardage en bas à droite
• Connexion instantanée à un agent de support

4. Forum communautaire :

• community.cothon.com
• Rechercher les solutions existantes
• Publier des questions pour la communauté + le personnel

Support prioritaire (Plans entreprise) :

• Canal Slack dédié
• Support téléphonique : +1-XXX-XXX-XXXX
• Temps de réponse : < 1 heure

Captures d'écran utiles à inclure

1. Message d'erreur : Fenêtre de navigateur complète montrant l'erreur
2. Journaux de console : DevTools navigateur → Onglet Console (si problème technique)
3. Tableau de bord d'analyse : Montrant le problème en contexte
4. Visualiseur de documents : Si problème spécifique au document
5. Page de paramètres : Si problème lié à la configuration

Comment capturer les journaux de console (pour problèmes techniques) :

1. Clic droit n'importe où sur la page → Inspecter
2. Cliquer sur l'onglet "Console"
3. Chercher les messages d'erreur rouges
4. Clic droit dans la console → Enregistrer sous → logs.txt
5. Joindre logs.txt au ticket de support

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Conseils de prévention

Pour éviter les problèmes futurs :

1. Mettre à jour régulièrement le profil de capacités

   • Planifier des révisions trimestrielles
   • Ajouter les nouveaux gains, certifications, employés
   • Supprimer les informations périmées

2. Préparer les documents avant le téléversement

   • Vérifier la taille du fichier (compresser si > 30 Mo)
   • Supprimer les mots de passe
   • Vérifier que le texte est sélectionnable
   • Combiner les appels d'offres en plusieurs parties

3. Utiliser les paramètres optimaux

   • Ajuster le mode d'extraction selon le type d'appel d'offres
   • Activer les notifications pour complétion
   • Configurer les termes signalés de manière proactive

4. Réviser les résultats de l'IA de manière critique

   • Toujours vérifier les exigences obligatoires
   • Vérifier ponctuellement la catégorisation
   • Valider le pourcentage de conformité
   • Remplacer les correspondances incorrectes

5. Organiser au fur et à mesure

   • Ajouter l'analyse au dossier immédiatement
   • Étiqueter avec les métadonnées pertinentes
   • Utiliser des noms personnalisés descriptifs
   • Épingler les poursuites actives

6. Rester à jour

   • Vérifier les notes de version pour les nouvelles fonctionnalités
   • Activer les fonctionnalités bêta si vous voulez un accès anticipé
   • Fournir des commentaires pour améliorer l'IA

7. Garder le navigateur à jour

   • Utiliser les derniers Chrome, Edge ou Firefox
   • Activer les mises à jour automatiques
   • Effacer le cache mensuellement

Questions fréquemment posées

Documentation connexe

• Téléversement d'appels d'offres - Guide de téléversement détaillé
• Extraction des exigences - Comment fonctionne l'extraction
• Association des capacités - Détails du système d'association
• Historique d'analyse - Fonctionnalités d'organisation et recherche

Toujours bloqué?

Si ce guide n'a pas résolu votre problème :

1. Rechercher le forum communautaire : community.cothon.com - Nombreuses questions déjà répondues
2. Contacter le support : Voir la section "Obtenir de l'aide" ci-dessus
3. Planifier une démo : Pour les problèmes complexes, réserver une session de 30 min avec un ingénieur de support

Nous sommes là pour aider : Notre succès dépend de votre succès. N'hésitez pas à nous contacter!