SharePoint et OneDrive
Gardez vos modèles de proposition, blocs de contenu, page couverture et liste de consultants dans SharePoint ou OneDrive, et laissez Cothon les synchroniser.
SharePoint et OneDrive
L'intégration Microsoft 365 vous permet de garder vos fichiers de proposition dans SharePoint ou OneDrive et de les mettre à jour à un seul endroit. Cothon vérifie chaque heure les fichiers que vous liez et importe les changements.
Cothon ne fait que lire les fichiers. Il ne crée, ne modifie et ne supprime jamais rien dans Microsoft 365.
Ce que vous pouvez lier
| Quoi | Où le lier | Types de fichiers |
|---|---|---|
| Blocs de contenu (texte réutilisable) | Paramètres → Modèles de proposition | .docx, .md, .txt |
| Modèles de proposition | Paramètres → Modèles de proposition | .docx, .pdf, .md, .txt |
| Votre page couverture Word | Paramètres → Modèles de proposition, onglet Image de marque | .docx |
| Votre liste de consultants (firmes de dotation) | La page Consultants | .xlsx, .csv |
Comment connecter Microsoft 365
Un propriétaire ou administrateur de l'organisation se connecte une seule fois pour toute l'organisation.
Note
Certaines organisations Microsoft 365 ne permettent qu'aux administrateurs d'approuver les applications qui lisent des fichiers. Si vous voyez Votre administrateur Microsoft 365 doit approuver Cothon, cliquez sur Obtenir un lien pour votre administrateur Microsoft 365, envoyez-lui le lien, puis cliquez de nouveau sur Connecter une fois l'approbation donnée.
Comment lier un fichier
Seuls les propriétaires et administrateurs de l'organisation peuvent lier des fichiers.
Comment les mises à jour arrivent
Cothon vérifie chaque fichier lié toutes les heures. Il attend qu'un fichier soit resté inchangé environ 15 minutes, pour ne pas capter une modification à moitié faite.
| Fichier lié | Ce qui se passe quand il change |
|---|---|
| Bloc de contenu | Le nouveau texte remplace l'ancien automatiquement |
| Page couverture | La nouvelle version est utilisée automatiquement |
| Modèle | La mise à jour attend sous Mise à jour à examiner. Cliquez sur Appliquer la mise à jour, Garder la version actuelle ou Décider plus tard. |
| Liste de consultants | Si Importer automatiquement les mises à jour hebdomadaires sans problème est activé, une mise à jour propre s'importe d'elle-même. Tout ce qui sort de l'ordinaire attend votre examen. |
Une mise à jour de la liste attend votre examen si ses colonnes ont changé, si des lignes sont illisibles ou si beaucoup de consultants manquent dans le nouveau fichier.
Conseil
Un bloc de contenu lié est en lecture seule dans Cothon. Cliquez sur Modifier dans Word pour le changer à la source. Pour le modifier dans Cothon, déliez-le d'abord.
Gérer un fichier lié
Chaque élément lié porte un badge SharePoint qui indique son état. Ouvrez le menu du badge pour :
- Synchroniser maintenant : vérifier le fichier tout de suite, sans attendre la vérification horaire
- Ouvrir dans SharePoint : ouvrir le fichier source
- Lier de nouveau : choisir de nouveau le fichier, par exemple après un déplacement
- Délier : arrêter la synchronisation. Le contenu actuel reste dans Cothon et devient modifiable.
Un badge Non synchronisé signifie que le fichier a été déplacé, supprimé ou n'est plus accessible au compte connecté. Liez-le de nouveau pour reprendre la synchronisation.
Dépannage
| Ce que vous voyez | Quoi faire |
|---|---|
| Reconnexion requise | Un propriétaire ou administrateur clique sur Reconnecter. Le contenu lié garde sa dernière version synchronisée d'ici là. |
| Non synchronisé sur un fichier | Le fichier a été déplacé ou supprimé, ou l'accès a changé. Cliquez sur Lier de nouveau. |
| Ce lien pointe vers un dossier. Choisissez un fichier. | Collez le lien du fichier lui-même, pas celui de son dossier |
Déconnexion
Cliquez sur Déconnecter. Les blocs, modèles et la page couverture liés gardent leur contenu actuel, mais ne sont plus synchronisés.
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