Synchronisation SharePoint
Liez vos modèles de proposition, blocs de contenu et page couverture Word depuis SharePoint ou OneDrive pour que Cothon reste à jour.
Synchronisation SharePoint
Si vos textes standards de proposition se trouvent dans SharePoint ou OneDrive, liez les fichiers à Cothon. Vous continuez à les modifier dans Word, et Cothon récupère les changements. Plus rien à mettre à jour à deux endroits.
Vous pouvez lier trois types de fichiers :
| Quoi | Types de fichiers | Taille max. | Prise en compte d'un changement |
|---|---|---|---|
| Bloc de contenu | .docx, .md, .txt | 5 Mo | Appliqué automatiquement |
| Page couverture | .docx | 10 Mo | Appliquée automatiquement |
| Modèle | .docx, .pdf, .md, .txt | 25 Mo | Attend votre révision |
Note
Cothon lit seulement les fichiers que vous liez. Il ne crée, ne modifie et ne supprime jamais rien dans Microsoft 365.
Étape 1 : connecter Microsoft 365
Un propriétaire ou un administrateur de l'organisation le fait une seule fois.
- Allez dans Paramètres › Intégrations › Microsoft 365 (SharePoint et OneDrive).
- Cliquez sur Connecter Microsoft 365 et connectez-vous avec un compte professionnel Microsoft.
- Si votre entreprise exige l'approbation d'un administrateur, cliquez sur Obtenir un lien pour votre administrateur Microsoft 365 et envoyez-le-lui. Une fois l'approbation donnée, cliquez de nouveau sur Connecter Microsoft 365.
Étape 2 : lier vos fichiers
Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent lier des fichiers. Dans Paramètres › Modèles de proposition :
- Modèle : cliquez sur Importer depuis SharePoint, puis révisez l'importation comme pour tout autre fichier. Voir Modèles et blocs de contenu.
- Bloc de contenu : cliquez sur Nouveau bloc depuis SharePoint.
- Page couverture : sous Image de marque des documents › Page couverture, cliquez sur Lier depuis SharePoint.
Pour trouver un fichier, utilisez Coller un lien (dans Word ou SharePoint, utilisez Partager › Copier le lien) ou Parcourir votre OneDrive ou un site SharePoint.
Fonctionnement de la synchronisation
- Cothon vérifie les fichiers liés toutes les heures. Cliquez sur Synchroniser maintenant pour vérifier tout de suite.
- Un fichier en cours de modification est récupéré une fois qu'il est resté inchangé environ 15 minutes.
- Cothon actualise aussi les fichiers liés avant de générer une proposition.
- Le texte d'un bloc lié est en lecture seule dans Cothon. Cliquez sur Modifier dans Word pour le changer.
Quand un modèle lié change, son badge affiche Mise à jour à examiner. Ouvrez-le et choisissez Appliquer la mise à jour, Garder la version actuelle ou Décider plus tard. Le modèle actuel reste en usage jusqu'à ce que vous appliquiez la mise à jour.
Badges et solutions
| Badge | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| SharePoint · synchronisé | À jour | Rien |
| Mise à jour à examiner | Une nouvelle version du modèle attend | La réviser et l'appliquer |
| Non synchronisé | Le fichier a été déplacé ou supprimé, ou le compte n'y a plus accès | Cliquer sur Lier de nouveau et choisir le fichier à nouveau |
Pour arrêter la synchronisation d'un fichier, cliquez sur Délier. Le contenu actuel reste dans Cothon et devient modifiable.
Avertissement
Si la connexion doit être renouvelée (par exemple après un changement de mot de passe ou de politique de sécurité), un propriétaire ou un administrateur clique sur Reconnecter dans Paramètres › Intégrations. D'ici là, le contenu lié garde sa dernière version synchronisée.
Related Articles
Was this page helpful?