Exportation

Exportez vos propositions dans plusieurs formats pour la soumission, l'examen ou la collaboration. Cothon prend en charge des options d'exportation professionnelles qui répondent aux exigences de soumission gouvernementales.

Formats d'exportation

Exportation PDF

Meilleur pour la soumission finale :

• Formatage professionnel
• Mise en page préservée
• Format en lecture seule
• Petite taille de fichier
• Compatibilité universelle

Exportation Word (DOCX)

Meilleur pour l'édition et l'examen :

• Entièrement modifiable
• Compatible avec le suivi des modifications
• Collaboration facile
• Format standard
• Formatage préservé

Matrice de conformité (Excel)

Meilleur pour la documentation de conformité :

• Format de feuille de calcul
• Triable et filtrable
• Facile à compléter
• Disposition de matrice standard
• Plusieurs feuilles pour les sections

Comment exporter

Options d'exportation

Sélection du contenu

Choisissez quoi inclure :

• Toutes les sections - Proposition complète
• Sections sélectionnées - Choisir des sections spécifiques
• Exclure masqué - Ignorer les sections masquées
• Inclure les annexes - Ajouter les documents de support

Options de formatage

Contrôler l'apparence :

• Taille de page - Lettre, A4, Légal
• Marges - Standard, Étroites, Larges
• Police - Arial, Times New Roman, Calibri
• Taille de police - 10pt, 11pt, 12pt
• Interligne - Simple, 1,5, Double

En-tête/Pied de page

Personnaliser les en-têtes et pieds de page :

• Logo de l'entreprise
• Titre du document
• Numéros de page
• Avis de confidentialité
• Date

Table des matières

Configurer les options de TdM :

• Inclure/exclure
• Profondeur (H1, H2, H3)
• Numéros de page
• Liens cliquables (PDF)

Respecter les exigences de l'appel d'offres

Limites de pages

Si l'appel d'offres spécifie des limites de pages :

1. Vérifier le nombre de pages dans l'aperçu
2. Utiliser l'option « Nombre de pages » pour voir par section
3. Ajuster le contenu si dépassement
4. Ré-exporter et vérifier

Formatage requis

Correspondre aux spécifications de l'organisme :

• Exigences de police (souvent Times New Roman 12pt)
• Exigences de marges (généralement 1")
• Style de numérotation des pages
• Ordre des sections

Nommage des fichiers

Suivre les conventions de nommage de l'organisme :

1. Définir le nom du fichier dans le dialogue d'exportation
2. Utiliser le format requis (par exemple, « NomEntreprise_VolumeTechnique.pdf »)
3. Vérifier les restrictions de caractères spéciaux

Préréglages d'exportation

Enregistrer les configurations d'exportation courantes :

Exportation par lots

Exporter plusieurs propositions ou formats :

1. Sélectionnez les propositions (Cmd/Ctrl + clic)
2. Cliquez sur Exportation par lots
3. Choisissez les formats pour chacune
4. Télécharger comme ZIP

Options d'impression

Imprimer directement depuis Cothon :

1. Cliquez sur Imprimer dans le menu d'exportation
2. Ouvre une vue optimisée pour l'impression
3. Utilisez l'impression du navigateur (Cmd/Ctrl + P)
4. Sélectionnez l'imprimante et les options

Aperçu avant exportation

Toujours prévisualiser avant l'exportation finale :

• Vérifier le formatage
• Vérifier les sauts de page
• Examiner les en-têtes/pieds de page
• Confirmer le nombre de pages
• Vérifier les problèmes de rendu

Partage des exportations

Options pour partager les fichiers exportés :

Téléchargement direct

• Télécharger sur votre ordinateur
• Joindre au courriel manuellement
• Téléverser sur le portail de soumission

Lien de partage

• Générer un lien partageable
• Définir l'expiration
• Suivre les téléchargements
• Révoquer l'accès si nécessaire

Courriel

• Envoyer directement depuis Cothon
• Joindre le format sélectionné
• Inclure un message

Dépannage

L'exportation échoue

• Vérifier la connexion Internet
• Essayer un format différent
• Réduire la taille du fichier (compresser les images)
• Contacter le support si persiste

Problèmes de formatage

• Prévisualiser et ajuster avant l'exportation
• Utiliser un formatage plus simple
• Vérifier les éléments non pris en charge
• Essayer différents paramètres d'exportation

Taille de fichier importante

• Compresser les images
• Supprimer les annexes inutilisées
• Utiliser PDF plutôt que Word pour une taille plus petite
• Diviser en volumes si permis

Fonctionnalités d'exportation avancées

Exportation multi-volumes

Diviser les propositions en volumes séparés selon les exigences de l'appel d'offres :

Configurations de volumes courantes :

Gouvernement fédéral (basé sur FAR) :

• Volume I : Proposition technique
• Volume II : Proposition de coût/prix
• Volume III : Performance antérieure (séparée si requise)
• Pièces jointes : Fichier séparé

Provincial/Provincial :

• Proposition technique
• Proposition financière
• Annexes

Commercial :

• Proposition de solution
• Tarification
• Contexte de l'entreprise et références

Filigrane

Ajouter des filigranes aux versions brouillons :

Filigrane brouillon :

• Texte : « BROUILLON - Pas pour soumission »
• En diagonal sur les pages
• Gris, semi-transparent
• Automatiquement supprimé pour les exportations finales

Filigrane confidentiel :

• Texte : « Confidentiel - Information exclusive »
• Bas de chaque page
• Pour les versions d'examen interne

Filigrane de version :

• Texte : « Version 2.3 - 15 mars 2026 »
• Coin supérieur
• Suit la version pendant l'examen d'équipe

Rédaction pour divulgation publique

Préparer des versions caviardées pour les demandes d'accès à l'information :

Couramment caviardé :

• Détails de tarification spécifiques
• Méthodologies exclusives
• Informations sur les secrets commerciaux
• Informations salariales du personnel
• Tarification des sous-traitants

Conformité à l'accessibilité

Exporter des documents conformes à la section 508 pour les exigences d'accessibilité fédérales :

Conformité PDF/A :

• Structure PDF balisée
• Texte alternatif pour les images
• Hiérarchie d'en-têtes appropriée
• Lisible par les lecteurs d'écran
• Conformité du contraste des couleurs

Liste de contrôle Section 508 :

• Toutes les images ont du texte alternatif
• Les tableaux ont des lignes d'en-tête
• Le document a un ordre de lecture logique
• La couleur n'est pas le seul indicateur de signification
• Rapport de contraste du texte >4,5:1
• La langue du document est définie
• Signets pour la navigation

Détails du format d'exportation

Exportation PDF

PDF standard :

• Compatibilité universelle
• Mise en page et formatage préservés
• Polices intégrées
• Table des matières avec hyperliens
• Taille du fichier : ~2-5 Mo pour une proposition typique

PDF/A (Archive) :

• Préservation à long terme
• Toutes les polices intégrées
• Aucune dépendance externe
• Taille de fichier plus grande (~5-10 Mo)
• Requis par certains organismes

PDF interactif :

• Champs de formulaire remplissables (pour les feuilles de tarification)
• TdM et références croisées cliquables
• Multimédia intégré (si autorisé)
• Nécessite Adobe Reader ou compatible

Paramètres :

• Compression : Faible/Moyenne/Élevée
• Qualité d'image : 150/300/600 DPI
• Espace colorimétrique : RGB/CMJN
• Sécurité : Protection par mot de passe, autorisations

Exportation Word (DOCX)

Entièrement modifiable :

• Tous les styles préservés
• Tableaux et listes modifiables
• Suivi des modifications activé
• Commentaires préservés

Modes de compatibilité :

• Word 2019/365 (dernières fonctionnalités)
• Word 2016 (compatibilité plus large)
• Word 2007 (compatibilité maximale)

Options de formatage :

• Préserver les styles Cothon
• Mapper aux styles intégrés de Word
• Utiliser un modèle de style personnalisé

Meilleures pratiques :

• Exporter vers DOCX pour la collaboration d'équipe
• Utiliser le suivi des modifications pour les cycles d'examen
• Convertir en PDF pour la soumission finale
• Conserver DOCX comme maître pour les mises à jour futures

Matrice de conformité Excel

Exportation de feuille de calcul séparée :

• Toutes les exigences en lignes
• Colonnes : ID d'exigence, Texte, Réponse, Référence de section, Numéro de page, État de conformité
• Filtrable et triable
• Formules pour le pourcentage de conformité

Sections :

• Feuille 1 : Exigences obligatoires
• Feuille 2 : Exigences optionnelles
• Feuille 3 : Mappage des critères d'évaluation
• Feuille 4 : Acronymes et définitions

Formats :

• .xlsx (Excel 2007+)
• .xls (Excel 97-2003, si requis)
• .csv (texte brut, compatibilité maximale)

Exportation Markdown

Compatible avec le contrôle de version :

• Format de texte brut
• Différences compatibles Git
• Facile à examiner les modifications
• Pas de gonflement de formatage

Cas d'utilisation :

• Archiver les propositions dans le contrôle de version
• Différencier les versions de propositions
• Collaboration légère
• Extraction de contenu pour réutilisation

Structure :

# Sommaire exécutif

## Compréhension des exigences

Notre équipe apporte plus de 15 ans d'expérience...

## Approche technique

### Aperçu de l'architecture

Nous proposons une architecture de microservices...

Personnalisation de l'exportation

Modèles personnalisés

Créer des modèles d'exportation spécifiques à l'organisme :

Éléments du modèle :

• Page de couverture avec logo et titre de la proposition
• Avis d'information exclusive
• Page de début du sommaire exécutif
• En-tête/pied de page avec nom de l'entreprise, numéro de proposition
• Formulaires requis par l'organisme comme annexes

Remplacement de contenu dynamique

Les modèles prennent en charge les champs dynamiques :

Exemple de page de couverture :

Proposition pour {{rfp_number}}
{{proposal_title}}

Soumis à : {{agency_name}}
Soumis par : {{company_name}}
Date : {{proposal_date}}
Version : {{proposal_version}}

Exportation par lots

Exporter plusieurs propositions à la fois :

Conventions de nommage :

• {{company_name}}_{{rfp_number}}_Technique.pdf
• {{agency_name}}_{{proposal_date}}_Vol1.docx
• Format personnalisé : Proposition_{{custom_id}}_{{format}}

Assurance qualité avant exportation

Liste de contrôle pré-exportation

Toujours examiner avant l'exportation finale :

Examen du contenu :

• Toutes les sections complètes
• Pas de texte d'espace réservé (« À FAIRE », « À DÉTERMINER », « XXX »)
• Tous les commentaires d'examen résolus
• Exactitude technique validée
• Dates et numéros de version à jour

Examen de conformité :

• Toutes les exigences abordées (100%)
• Matrice de conformité complète
• Limites de pages respectées (si spécifiées)
• Sections requises incluses
• Sections optionnelles justifiées

Examen du formatage :

• Polices et tailles cohérentes
• Hiérarchie d'en-têtes appropriée
• Sauts de page aux emplacements appropriés
• Images/diagrammes clairs et étiquetés
• Tableaux formatés correctement
• Listes formatées correctement

Examen des références :

• Toutes les références croisées correctes
• Table des matières exacte
• Numéros de page dans la matrice de conformité corrects
• Numéros de figure/tableau séquentiels
• Citations complètes

Exigences de soumission :

• Nommage de fichier selon les instructions de l'appel d'offres
• Taille de fichier dans les limites
• Signatures requises présentes
• Formulaires complétés et inclus
• Certifications jointes

Aperçu et validation

Utilisez le mode aperçu pour détecter les problèmes :

Validation automatisée :

• Vérification orthographique (anglais US/UK)
• Détection de référence cassée
• Vérification de la résolution d'image (avertit si <150 DPI)
• Avertissements de limite de pages
• Sections requises manquantes
• Détection d'en-têtes orphelins

Stratégies de soumission

Soumission électronique

La plupart des appels d'offres gouvernementaux exigent maintenant une soumission électronique :

Portails courants :

• SAM.gov (fédéral)
• Portails d'approvisionnement provinciaux
• Achats et ventes (Canada)
• Systèmes spécifiques à l'organisme

Liste de contrôle de soumission :

1. S'inscrire sur le portail de soumission (jours à l'avance)
2. Vérifier les limites de taille de fichier (généralement 10-50 Mo)
3. Tester le téléversement avec un fichier factice
4. Téléverser à l'avance (ne pas attendre jusqu'à la date limite)
5. Enregistrer le reçu de confirmation
6. Vérifier l'intégrité du fichier après le téléversement

Gestion de la taille des fichiers :

• Compresser les images si la proposition dépasse les limites du portail
• Diviser en volumes si permis
• Utiliser la compression PDF moyenne
• Supprimer les données et métadonnées cachées

Soumission de copie papier

Si des copies papier sont requises :

Conseils d'impression :

• Imprimer recto-verso (si permis) pour économiser le papier
• Utiliser une imprimante de haute qualité (1200 DPI minimum)
• Imprimer un échantillon d'abord pour vérifier la qualité
• Imprimer des extras (généralement nécessite 5-10 copies)

Reliure :

• Reliures à trois anneaux (faciles pour les évaluateurs à onglets)
• Reliure spirale (se pose à plat)
• Reliure parfaite (professionnelle, mais plus difficile à photocopier)
• Selon les instructions de l'appel d'offres (suivre exactement)

Emballage :

• Étiqueter chaque volume clairement
• Utiliser des boîtes ou enveloppes robustes
• Inclure une liste de colisage
• Expédier avec suivi (FedEx, UPS)
• Expédier tôt (3-5 jours ouvrables avant la date limite)

Soumission hybride

Certains appels d'offres nécessitent à la fois électronique et copie papier :

Gérer les deux versions :

1. Exporter d'abord la version électronique
2. Vérifier que le téléversement a réussi
3. Imprimer les copies papier à partir de la même exportation
4. Expédier les copies papier avec référence à la soumission électronique
5. Conserver la preuve des deux soumissions

Gérer les divergences :

• La version électronique est généralement officielle
• La copie papier pour la commodité de l'évaluateur
• S'assurer que les deux sont identiques
• Noter dans la lettre de présentation : « Les soumissions électroniques et papier sont identiques »

Utilisations de l'exportation après soumission

Archivage

Préserver les propositions pour référence future :

Format d'archive : PDF/A pour le stockage à long terme Métadonnées : Marquer avec l'organisme, le numéro d'appel d'offres, la date, le résultat Organisation :

• Par année
• Par organisme
• Par gain/perte
• Par ligne de service

Rétention :

• Conserver toutes les soumissions pendant 7+ ans (exigence légale)
• Conserver même les propositions perdantes (en tirer des leçons)
• Inclure les documents d'appel d'offres originaux avec la proposition

Réutilisation et modèles

Extraire des sections pour réutilisation :

Bibliothèque de contenu :

• Enregistrer de forts sommaires exécutifs
• Archiver les descriptions de performance antérieure
• Préserver les diagrammes d'approche technique
• Collecter les tableaux de tarification conformes

Création de modèles :

• Convertir les propositions gagnantes en modèles
• Créer des modèles spécifiques à l'organisme
• Construire des sections standard de ligne de service
• Maintenir une bibliothèque de textes standard

Renseignements concurrentiels

Apprendre des gains et pertes :

Analyse des gains :

• Quelles sections ont obtenu les meilleurs scores ?
• Quel contenu a résonné avec les évaluateurs ?
• Quels différenciateurs ont été efficaces ?
• Comment pouvons-nous reproduire le succès ?

Analyse des pertes :

• Où avons-nous mal scoré ?
• Qu'est-ce qui manquait ou était faible ?
• Qu'est-ce que le gagnant a fait de mieux ?
• Comment pouvons-nous nous améliorer ?

Amélioration continue :

• Mettre à jour les modèles avec le contenu gagnant
• Affiner les propositions de valeur
• Renforcer les zones faibles
• Construire des déclarations de capacités plus solides

Dépannage des problèmes d'exportation

L'exportation échoue

Problème : Le processus d'exportation échoue ou se fige

Causes probables :

• Taille de fichier importante (>100 Mo)
• Tableaux ou images complexes
• Connectivité réseau
• Limites de mémoire du navigateur

Solutions :

1. Essayer des plages de pages plus petites (exporter les sections séparément)
2. Compresser les images avant l'exportation
3. Effacer le cache du navigateur et réessayer
4. Essayer un navigateur différent (Chrome recommandé)
5. Contacter le support si le problème persiste

Problèmes de formatage

Problème : Le document exporté ne correspond pas à l'aperçu

Causes probables :

• Différences de rendu du navigateur
• Problèmes de disponibilité des polices
• Conflits de modèles

Solutions :

1. Utiliser l'aperçu d'exportation avant l'exportation finale
2. Installer les polices requises sur votre système
3. Utiliser des polices standard (Arial, Times New Roman)
4. Simplifier le formatage complexe
5. Exporter vers DOCX, corriger manuellement, convertir en PDF

Les images semblent floues

Problème : Les diagrammes et images apparaissent en basse résolution dans l'exportation

Causes probables :

• Images sources de résolution trop faible
• Compression trop élevée
• Problèmes de mise à l'échelle des images

Solutions :

1. Utiliser des images sources de haute résolution (300+ DPI)
2. Définir la compression sur Faible ou Moyenne
3. Définir la qualité d'image sur Élevée (300 DPI)
4. Réinsérer les images à la taille appropriée (ne pas agrandir)

Taille de fichier trop importante

Problème : Le fichier exporté dépasse les limites du portail de soumission

Causes probables :

• Images haute résolution
• Fichiers volumineux intégrés
• Pas de compression

Solutions :

1. Compresser les images (compression moyenne)
2. Réduire le DPI de l'image à 150-200
3. Convertir les images couleur en niveaux de gris (si acceptable)
4. Diviser la proposition en plusieurs fichiers
5. Supprimer les annexes inutiles

Numéros de page incorrects

Problème : Les numéros de page dans la TdM ne correspondent pas aux pages réelles

Causes probables :

• Modifications de contenu de dernière minute
• Réorganisation de sections après la génération de la TdM
• Problèmes de saut de page manuel

Solutions :

1. Régénérer la TdM avant l'exportation finale
2. Utiliser l'aperçu d'exportation pour vérifier les numéros de page
3. Mettre à jour les références de page de la matrice de conformité
4. Exporter vers DOCX, mettre à jour les champs, convertir en PDF

Contenu manquant

Problème : Certaines sections n'apparaissent pas dans l'exportation

Causes probables :

• Sections marquées comme masquées
• Filtres d'exportation appliqués
• Génération incomplète

Solutions :

1. Vérifier le Gestionnaire de sections pour les sections masquées
2. Vérifier que l'exportation inclut toutes les sections
3. Examiner l'état de la section (s'assurer que toutes sont complètes)
4. Essayer d'exporter des sections individuelles pour isoler le problème

Foire aux questions

Prochaines étapes

• Partage de propositions - Partager les propositions exportées avec les parties prenantes
• Raffinement par IA - Peaufiner avant l'exportation finale
• Propositions multi-sections - Gérer la structure des sections
• Modèles - Créer des modèles d'exportation réutilisables
• Meilleures pratiques de conformité - Vérification finale de conformité avant soumission