Dossier de soumission et barrières
Suivez les documents, les vérifications finales et les questions d'une soumission, puis marquez-la comme déposée.
Dossier de soumission et barrières
Les onglets Documents, Send et Questions de la salle de guerre suivent tout ce que vous remettez et chaque vérification de dernière minute. Avec les critères obligatoires, ils déterminent quand vous pouvez marquer une soumission comme déposée.
Note
Ces écrans sont en anglais pour l'instant. Les libellés sont donc donnés en anglais ci-dessous.
Documents
L'onglet Documents liste ce que vous devez remettre avec la soumission.
Comment monter la liste
Si la liste est vide, choisissez :
- Build from the RFP : Cothon lit la DP liée et liste les formulaires, annexes et documents qu'elle exige. Ce bouton apparaît seulement si la DP nomme de tels éléments.
- Standard template : une liste de départ pour les soumissions au secteur public canadien.
| Élément du modèle standard | Requis |
|---|---|
| Technical proposal (proposition technique) | Oui |
| Mandatory requirements response (réponse aux exigences obligatoires) | Oui |
| Pricing schedule (barème de prix) | Oui |
| Corporate references (références de l'entreprise) | Oui |
| Signed certifications & declarations (attestations signées) | Oui |
| Bid security / bond (garantie de soumission) | Non (facultatif) |
| Subcontractor disclosure (déclaration des sous-traitants) | Non (facultatif) |
Pour en ajouter, tapez un nom dans Add a document… et cliquez sur Add. Les nouveaux éléments sont requis.
Conseil
Comparez le modèle aux instructions aux soumissionnaires de la DP. Ajoutez chaque formulaire, annexe et attestation nommés comme élément distinct.
Vous pouvez aussi monter cette liste dans l'opportunité avant de vous engager, sous Centre de travail › Submission.
Travailler chaque document
- Statut : Missing (manquant), Drafting (en rédaction), In review (en révision) ou Final. Cochez la case pour le marquer Final. Décochez pour le ramener à In review.
- Responsable : attribuez-le à un membre de l'équipe de soumission.
- Échéance : choisissez Today, Tomorrow, In a week ou une date. Le calendrier indique le jour de clôture.
- Renommer : cliquez sur le nom pour le modifier.
- Retirer : cliquez sur l'icône de suppression.
Seul Final compte. In review n'est pas terminé.
Note
Les responsables reçoivent un courriel quotidien vers 8 h (heure de l'Est) pour leurs éléments en retard, dus aujourd'hui ou dus demain, tant que la soumission est Soumission en cours.
Vérifications d'envoi
L'onglet Send regroupe les dernières vérifications avant l'envoi : adresse, échéance, format de fichier, ordre des sections.
- Cliquez sur Build from the RFP. Cothon crée des vérifications à partir des règles d'échéance, de dépôt et de format de la DP.
- Il ajoute aussi Internal review of the full package (révision interne du dossier complet), due 2 jours avant la clôture. Une personne qui n'a pas rédigé la soumission devrait la relire en regard de la DP.
- Ajoutez les vôtres avec Add a check….
- Cochez chaque vérification une fois faite.
Les vérifications d'envoi deviennent une barrière seulement une fois créées.
Questions
L'onglet Questions regroupe les demandes de précision à l'acheteur.
- Ajoutez une question avec Add a question for the buyer…, ou utilisez Ask the buyer sur un critère ouvert.
- Fixez la Question cut-off, le dernier jour où l'acheteur accepte les questions. Cothon propose une date si la DP en indique une.
- What the RFP says about questions affiche les règles de la DP.
- Cochez une question une fois envoyée.
Les questions ne bloquent jamais le dépôt.
Barrières de dépôt
Jusqu'à trois barrières contrôlent Mark submitted :
| Barrière | Franchie quand |
|---|---|
| All mandatory requirements compliant | Chaque critère obligatoire est Compliant. At risk, Gap et Not assessed comptent comme ouverts. |
| All required documents final | Au moins un document existe, et chaque document requis est Final. |
| All final send checks done | Chaque vérification d'envoi requise est cochée. S'applique seulement une fois les vérifications créées. |
Les barrières s'affichent en direct dans la colonne de droite de la salle de guerre.
Avertissement
Si aucun critère obligatoire n'a été extrait, la barrière des obligatoires est franchie quand même, pour ne pas bloquer les soumissions non analysées. Ce n'est pas une preuve de conformité. Liez et analysez la DP pour que la barrière ait quelque chose à vérifier.
Comment marquer une soumission comme déposée
Quand toutes les barrières sont franchies, cliquez sur Mark submitted. Cothon :
- Règle le statut à Soumis
- Consigne le changement dans l'historique de l'opportunité
- Déplace la soumission dans la section Submitted de Soumissions actives
Seuls le responsable de la soumission ou un chef peuvent le faire.
Si des barrières sont encore ouvertes
Le bouton affiche plutôt N blockers. Pour le responsable ou un chef, un clic ouvre Submission gates are open :
- Passez en revue la liste des barrières ouvertes.
- Inscrivez une raison, par exemple « confirmation de cautionnement reçue hors du système ».
- Cliquez sur Mark submitted anyway.
Le contournement et votre raison sont enregistrés dans l'historique de l'opportunité. Pour les autres membres, N blockers mène à la liste de contrôle.
Après le dépôt
Quand l'acheteur annonce le résultat, cliquez sur Record outcome dans l'en-tête de la salle de guerre. Les résultats consignés alimentent la probabilité de gain, l'analytique et les leçons apprises. Voir Consigner les résultats.
Prochaines étapes
- La salle de guerre : le reste de l'espace de travail
- Soumissions actives : comment les soumissions arrivent ici
Related Articles
Was this page helpful?