Téléversement d'appels d'offres

Téléversez vos documents d'appels d'offres sur Cothon pour l'extraction d'exigences et l'association de capacités alimentées par l'IA. Ce guide couvre les formats de fichiers, les méthodes de téléversement, les détails du pipeline de traitement et les conseils de dépannage.

Formats de fichiers supportés

Cothon accepte plusieurs formats de documents, chacun avec des forces spécifiques :

Pourquoi le PDF est recommandé

Avantages :

• Préserve la mise en page et le formatage exacts du document
• Maintient les limites de page pour les références sources
• Supporte l'extraction de coordonnées pour un emplacement précis des exigences
• Gère correctement les mises en page multi-colonnes
• Extrait de manière fiable les données tabulaires
• Rendu cohérent sur toutes les plateformes

Avantages DOCX :

• Exploite la structure sémantique (titres, styles)
• Meilleur pour les documents avec commentaires étendus
• Plus facile d'extraire des éléments spécifiques (tableaux, listes)
• Tailles de fichiers plus petites pour les documents à forte teneur en texte
• Prise en charge native du suivi des modifications

Optimisation de la taille du fichier

Si votre document dépasse 50 Mo :

Méthodes de téléversement

Cothon fournit trois façons pratiques de téléverser des documents :

Méthode 1 : Bouton de téléversement (Recommandé pour les nouveaux utilisateurs)

Méthode 2 : Glisser-déposer (Plus rapide pour ordinateur de bureau)

La méthode la plus intuitive pour les utilisateurs d'ordinateur de bureau :

1. Préparez votre fichier : Localisez le fichier de l'appel d'offres dans votre explorateur de fichiers/Finder
2. Glissez vers le navigateur : Cliquez et maintenez le fichier, faites-le glisser vers votre fenêtre de navigateur
3. Déposez n'importe où : Relâchez sur la page Analyse de soumissions - une zone de dépôt se met en surbrillance automatiquement
4. Le traitement démarre : Le téléversement commence immédiatement sans clics supplémentaires

Conseils pour glisser-déposer :

• La zone de dépôt apparaît avec une bordure bleue lorsque le fichier est sur la fenêtre
• La coche verte confirme le dépôt réussi
• L'erreur rouge indique un type de fichier ou une taille invalide
• Annulez en faisant glisser le fichier hors de la fenêtre du navigateur avant de le relâcher

Méthode 3 : Raccourci clavier (Utilisateurs avancés)

Appuyez sur (Mac) ou (Windows) pour ouvrir instantanément le sélecteur de fichiers.

Avantages du flux de travail :

• Aucun mouvement de souris requis
• Méthode la plus rapide lorsque concentré sur le clavier
• Fonctionne de n'importe où dans la section Analyse de soumissions
• Se combine bien avec la navigation au clavier dans le sélecteur de fichiers

Méthode 4 : Téléversement par API (Programmatique)

Pour les flux de travail automatisés ou l'intégration avec d'autres systèmes :

curl -X POST https://api.cothon.com/api/v1/bid-analysis/analyze \
  -H "Authorization: Bearer VOTRE_CLÉ_API" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "file_content_base64": "FICHIER_ENCODÉ_BASE64",
    "file_name": "appel-2024-001.pdf",
    "file_type": "pdf",
    "folder_id": "id-dossier-optionnel"
  }'

Voir Documentation API pour la référence complète.

Détails du processus de téléversement

Lorsque vous téléversez un document, Cothon le traite à travers un pipeline sophistiqué :

Estimations de temps de traitement

Temps de traitement typiques basés sur les caractéristiques du document :

Par nombre de pages

Par densité d'exigences

Qu'est-ce qui affecte le temps de traitement?

Traitement plus rapide :

• Documents bien structurés avec des titres clairs
• PDF consultables (non numérisés)
• Mises en page simples à une seule colonne
• Peu de tableaux ou structures de tableau simples
• Langage d'exigence standard

Traitement plus lent :

• Documents numérisés nécessitant l'OCR
• Mises en page complexes multi-colonnes
• Utilisation intensive de tableaux avec cellules imbriquées
• Langage d'exigence inhabituel ou verbeux
• Fichiers très volumineux (> 25 Mo)
• Densité élevée d'exigences (> 200 exigences)

Suivi de progrès en temps réel

Pendant le traitement, vous verrez des progrès détaillés :

Phase de téléversement

Téléversement de Appel-2024-001.pdf...
███████████████░░░░░ 75% (3,2 Mo / 4,3 Mo)

Phase de traitement

Traitement du document
✓ Téléversement complet
✓ Extraction de texte (42 pages)
⟳ Identification des exigences... (Passe 2 sur 3)
○ Association des capacités
○ Finalisation

Notification d'achèvement

✓ Analyse terminée!
  Appel-2024-001.pdf
  - 73 exigences extraites
  - 65% de correspondance de conformité
  - 3 termes signalés trouvés
  [Voir l'analyse]

Conseils pour de meilleurs résultats

Qualité du document

Préparation du fichier

Meilleures pratiques d'organisation

Convention de nommage :

[Agence]-[Numéro-Sollicitation]-[Description]-[Date]
Exemple : MDN-W6369-24A001-Services-Nuage-2024-03-15

Structure de dossiers :

Mes analyses
├── Opportunités actives
│   ├── Fédéral - Services TI
│   ├── Fédéral - Consultation
│   └── Provincial - Infrastructure
├── Contrats gagnés
├── Soumissions perdues (Leçons apprises)
└── Décisions d'abstention

Étiquettes pour trouver rapidement :

• Nom de l'agence/ministère
• Code SCIAN
• Type de réservation (petite entreprise, autochtone, etc.)
• Mois d'échéance
• Plage de valeur (50K$-100K$, 1M$+, etc.)

Problèmes courants et solutions

Erreur "Fichier trop volumineux"

Cause : Le fichier dépasse la limite de 50 Mo

Solutions :

Faible qualité d'extraction

Symptôme : Les exigences sont incomplètes, incompréhensibles ou manquantes

Diagnostic :

1. Vérifier si le PDF est consultable

   • Essayez de sélectionner du texte dans le visualiseur PDF
   • Si vous ne pouvez pas, c'est une image numérisée

2. Vérifier l'encodage

   • Ouvrir dans un éditeur de texte
   • Si vous voyez du charabia, problème d'encodage

3. Vérifier la sécurité

   • Fichier → Propriétés → Sécurité
   • "Accès au texte" devrait être autorisé

Solutions :

Exigences manquantes

Symptôme : Vous savez qu'il y a des exigences, mais peu ont été extraites

Causes courantes :

1. Exigences dans des images ou diagrammes

   • Tableaux rendus comme images
   • Captures d'écran de spécifications
   • Organigrammes avec texte intégré

2. Langage d'exigence inhabituel

   • Formulation non standard
   • Exigences sans verbes modaux
   • Exigences implicites uniquement

3. Problèmes de structure du document

   • Exigences pas dans les sections traditionnelles
   • Tout dans un long paragraphe
   • Puces ou numérotation non préservées

Solutions :

Erreur "Traitement échoué"

Symptôme : Le téléversement réussit mais le traitement échoue

Causes courantes :

• PDF corrompu
• Structure de document extrêmement complexe
• Le fichier contient des éléments non supportés (PDF 3D, portefeuilles)
• Problème de serveur temporaire

Solutions :

1. Réessayer le téléversement : Parfois les problèmes temporaires se résolvent
2. Re-sauvegarder le PDF : Ouvrir et sauvegarder comme nouveau PDF pour corriger la corruption
3. Simplifier le PDF : Supprimer les éléments complexes (multimédia, 3D, JavaScript)
4. Contacter le support : Si le problème persiste, le support peut enquêter sur les journaux du serveur

Traitement lent (Prend plus de temps que prévu)

Symptôme : L'analyse prend 2-3 fois plus longtemps que les estimations

Causes probables :

• PDF numérisé nécessitant l'OCR
• 200+ exigences
• Structures de tableau très complexes
• Charge élevée du serveur (rare)

Que faire :

• Soyez patient : Les documents complexes peuvent prendre 10-15 minutes
• Vérifiez le progrès : L'état détaillé montre où est le traitement
• Naviguez ailleurs : Le traitement continue en arrière-plan
• Notification : Vous serez notifié lorsque terminé

Sécurité et confidentialité

Sécurité du téléversement

• Chiffrement en transit : Tous les téléversements utilisent TLS 1.3
• Chiffrement au repos : Fichiers stockés avec chiffrement AES-256
• Contrôle d'accès : Seule votre organisation peut voir vos analyses
• Journalisation d'audit : Tous les accès journalisés pour la conformité de sécurité

Rétention des données

• Données d'analyse : Stockées indéfiniment jusqu'à ce que vous supprimiez
• Fichiers sources : Conservés pendant 90 jours, puis supprimés
• Analyses supprimées : Récupérables de la corbeille pendant 30 jours
• Suppression permanente : Après 30 jours dans la corbeille, les données sont définitivement supprimées

Conformité

• Conforme à la LPRPDE : Normes de confidentialité canadiennes
• SOC 2 Type II : Contrôles de sécurité audités
• Prêt pour le RGPD : Support de protection des données de l'UE
• Résidence des données : Centres de données canadiens disponibles

Liste de vérification des meilleures pratiques

Avant de téléverser :

• Le fichier est un PDF consultable ou DOCX
• Protection par mot de passe supprimée
• Toutes les annexes et modifications incluses
• Taille du fichier inférieure à 50 Mo
• Nom de fichier descriptif choisi
• Dossier de destination sélectionné
• Le profil de capacités de l'entreprise est à jour

Après le téléversement :

• Réviser les notifications de traitement pour les erreurs
• Vérifier que le nombre d'exigences semble raisonnable
• Vérifier l'anneau de conformité pour une évaluation rapide
• Vérifier ponctuellement quelques exigences par rapport à la source
• Noter les exigences manquantes pour ajout manuel
• Ajouter des étiquettes et métadonnées pour la recherche
• Partager avec les membres d'équipe pertinents

Prochaines étapes

Après le téléversement et le traitement initial :

• Réviser les exigences extraites - Comprendre comment les exigences ont été identifiées et catégorisées
• Configurer l'association de capacités - Configurer votre profil d'entreprise pour une association précise
• Utiliser différents modes d'affichage - Explorer les vues Liste, Grille et Tableau
• Vérifier l'anneau de conformité - Interpréter votre score de conformité
• Dépannage - Plongée approfondie sur la résolution des problèmes

Questions fréquemment posées